Responsable Administratif et Services Généraux H/F CFL cargo France

Mission principale

Garantir le bon fonctionnement des activités administratives, logistiques et des services généraux du site. Assurer la coordination des prestataires et des services support internes, superviser les moyens généraux, les équipements et les services mis à disposition des collaborateurs afin de garantir un environnement de travail efficace et conforme aux besoins de l'entreprise.

Vous êtes basé(e) à Marange Silvange.

Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Général.

Principales responsabilités

Administration et gestion financière

• Valider les factures dans le workflow SAP.
• Assurer les opérations de saisie et la mise à jour des bases de données, tableaux de bord et reportings.
• Produire les indicateurs de suivi liés à l'activité du service.
• Participer à l'élaboration du budget ainsi qu'au suivi des dépenses relevant du périmètre.

Gestion des déplacements et événements

• Superviser les réservations d'hôtels, de transports ferroviaires et autres déplacements professionnels.
• Organiser et coordonner les réservations de salles de réunion et de formation, internes ou externes.
• Assurer l'interface avec les prestataires concernés.

Services généraux et environnement de travail

• Superviser l'accueil et l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs.
• Organiser la mise à disposition des équipements et accès nécessaires (badges, taxis, matériels, etc.).
• Gérer la flotte de véhicules de fonction et de service.
• Gestion des bâtiments (bails, assurances, matériel, nettoyage, ...)
• Assurer le suivi des contrats et prestations liés aux services généraux.

Support informatique de proximité

• Gérer le parc des équipements informatiques et téléphoniques (ordinateurs, téléphones, tablettes).
• Assurer leur préparation, leur mise en service et leur attribution aux utilisateurs.
• Fournir un support de premier niveau aux collaborateurs.
• Assurer la gestion des lignes téléphoniques, abonnements mobiles et connexions internet du site.
• Être l'interlocuteur privilégié des équipes informatiques du Groupe.

Achats et gestion des fournisseurs

• Identifier et sélectionner des fournisseurs adaptés aux besoins de l'entreprise.
• Solliciter des devis et assurer leur comparaison.
• Négocier les conditions tarifaires et contractuelles dans le respect des procédures internes.
• Passer les commandes et suivre leur bonne exécution.
• Veiller à la qualité des prestations fournies. Réaliser l'évaluation des fournisseurs.

Coordination interne

• Assurer l'interface avec les services du Groupe (informatique, comptabilité, achats, RH, etc.).
• Garantir la qualité de service apportée aux collaborateurs.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et logistiques.
• Rédaction et adaptation des procédures en lien avec le périmètre d'activité

Liste non exhaustive, des tâches complémentaires en lien avec le poste peuvent être demandées selon les besoins organisationnels.