Agent de Gestion Administrative - Conseil Départemental de l'Essonne H/F Conseils départementaux
- Évry-Courcouronnes - 91
- Fonctionnaire
- BEP, CAP
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Mission principale : Assure la gestion d'Octime pour les agents des collèges et UCP ainsi que la publication sur l'ENT. Appuie administrativement le service.
Activités :
Gestion d'Octime
Mettre à jour les données, vérifier la validité des informations saisies et effectuer les contrôles de cohérence
Affecter des droits utilisateurs (valideur)
Extraire les données des absences pour les responsables territoriaux (RT)
Suivre les CET : création, alimentation, monétisation...
Former / aider les secrétaires généraux au logiciel OCTIME via TEAMS ou en se déplaçant dans les collèges avec le RT
Tenir à jour les procédures liées à cette activité
Assurer l'interface avec la cellule Gestion des Temps et des Activités (GTA) de la DRH et leur faire remonter les difficultés ou anomalies
Communication sur l'ENT
Mettre en ligne les informations (articles et fichiers) à destination des agents des collèges sur l'ENT
Actualiser les informations
Aider les agents dans la connexion et la navigation
Accompagnement numérique des agents
Suivre la mise en place des outils de connexion au réseau CD 91 pour les ADC en lien avec la DSI (MobilePASS...)
Accompagner les agents dans la prise en main
Faire remonter les difficultés rencontrées par les agents
Appui administratif au service
Saisir les bons d'intervention des associations intermédiaires ainsi que les demandes d'intérimaires en cas d'absence des gestionnaires
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service et orienter selon le besoin
Réceptionner, enregistrer, préparer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
Le profil recherché
Savoir-faire
Outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Octime, ENT, Internet
Techniques d'accueil
Techniques de communication écrite et orale
Techniques d'organisation de ses activités et de gestion de son temps
Savoir-être
Avoir le sens du contact
Travailler en équipe et en transversalité
Etre rigoureux et méthodique
Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs
S'adapter (nouveauté, changement, contraintes de délais...)
Profil recherché :
Issu(e) d'une formation de type CAP / BEP secrétariat, vous possédez impérativement une expérience professionnelle en gestion administrative. Une expérience dans le domaine des Ressources Humaines serait un plus.
Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie ...).
Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, de communication écrite et orale.
Reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, vous faites preuve d'initiative, de rigueur, de discrétion et de transversalité.
Dôté(e) de pédagogie et de patience, vous savez expliquer des process et adapter votre discours selon les interlocuteurs (novices et expérimentés).
Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales, des services départementaux et des collèges.
Vous avez un réel intérêt pour les Ressources Humaines.
Permis B obligatoire déplacements ponctuels dans les collèges
Publiée le 04/09/2026 - Réf : O091260902000965
