Assistante de Direction H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDPrésentation du service

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Directeur de l'hôpital

FONCTIONNELLES

Le directeur et son équipe, le DMU Gériatrique, les autres directions et services de l'hôpital G. CLEMENCEAU : la Direction des Ressources Humaines, l'ingénieur Travaux, la chargée de Communication, le service Economat, le service Informatique et l'ensemble des directions du Groupe Hospitalier (notamment : la Direction des Soins, la Direction des Usagers Risques Qualité, la Direction des Finances).

Vos missions

Missions permanentes :

- Réceptionner et orienter les demandes émanant des interlocuteurs internes et externes de l'hôpital.

- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques adressés à la direction ainsi que les messages électroniques.

- Prendre des rendez-vous, gérer l'agenda du directeur.

- Organiser des réunions, séminaires, évenements du site.

- Préparer et rédiger le projet de compte-rendu de réunions.

- Préparer et mettre en forme les notes de services et les documents de la direction.

- Etablir les tableaux de gardes médicales, administratives et techniques (recueillir les informations, établir le tableau, le diffuser et assurer les actualisations).

- Traiter et prioriser avec le Directeur les demandes syndicales.

- Traiter et gérer les demandes du service anti-malveillance auprès du directeur.

- Assurer le suivi des documents à la signature du directeur.

- Gérer les réservations des salles et des véhicultes

- Gérer les commandes de fournitures et demande d'intervention (outil SAPHIR) de la direction

- Classer et archiver.

Missions ponctuelles :

- Envoi des documents relatifs à la Commission des usagers.

- Suivi des conventions de partenariat sous le contrôle du Directeur.

- Remplacements du secrétariat de la DRH et des demandes adressées à la Responsable des Affaires Générales et Relation des Usagers.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Accueillir et orienter le public (accueil téléphonique et physique)
- Organiser les activités de secrétariat et prioriser de manière pertinente et rapide
- Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome (courrier, note, compte rendu, procès-verbal, dossier...)
- Travailler en équipe
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers.
- Connaître les techniques de secrétariat et des outils bureautiques

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise du Pack Office

QUALITES REQUISES
- Qualités relationnelles : écoute, dialogue, discrétion
- Adaptabilité et réactivité, afin notamment de faire face à des situations d'urgence
- Disponibilité
- Sens développé de l'organisation

Schéma horaireJourTemps de travail7hHoraires de travail2,5 jours semaineTélétravailNon
Description de l'hôpitalSitué à Champcueil (91), l'hôpital Georges-Clemenceau est spécialisé dans la prise en charge des affections du système nerveux et le traitement de polypathologies de la personne âgée. Il dispose d'une unité de soins palliatifs, d'un hôpital de jour et d'un plateau technique et de consultations. Il propose également une prise en charge spécialisée dans les domaines de l'oncogériatrie, de la maladie d'Alzheimer, de la gérontopsychiatrie, des AVC, de la SLA (Sclérose Latérale Amyotrophique et de l'EVC/EPR (Etat Végétatif Chronique et Etat Pauci-Relationnel).Référence de l'offre2026-23863