Chargé de Coordination - Service Appui à la Formation H/F Sciences Po

LES MISSIONS



Coordonner les activités du pôle

- Coordonner, en lien avec la responsable du service, les grands temps de la scolarité : galops, examens, Grand Oral, jurys et diplomation.
- Participer à la mise en place et assurer le suivi des calendriers et rétroplannings.
- Être l'interlocuteur privilégié entre l'équipe et la responsable du service.
- Faciliter la circulation de l'information entre les membres de l'équipe.
- Veiller à la qualité, à la fiabilité et au respect des procédures.


Piloter l'organisation et l'amélioration des processus

- Organiser et maintenir les ressources documentaires et les dossiers numériques du pôle (modèles d'attestations, procédures, organisation des drives, etc.).
- Identifier les pistes d'amélioration des processus et être force de proposition.
- Concevoir et déployer des automatisations grâce aux outils d'intelligence artificielle afin de simplifier les traitements administratifs, fiabiliser les données et gagner en efficacité, dans la continuité des travaux déjà engagés sur l'automatisation des galops


Communiquer avec les étudiants

- Appuyer la responsable du service pour la rédaction et la diffusion des communications destinées aux étudiants (newsletters scolarité).
- Être le référent d'un portefeuille d'écoles de master, suivre les étudiants de ces écoles et assurer le lien régulier avec les équipes pédagogiques.
- En collaboration avec l'équipe, assurer la gestion de la boîte mail du service et le traitement des demandes.
- En collaboration avec l'équipe, produire et délivrer les documents officiels de scolarité


Organisation des épreuves du Grand Oral pour les étudiants de Master 2

- Préparer les livrables (Drive, GoogleForms...)
- Contribuer à logistique (planification salles, roulement Accueils...)
- Assurer le suivi post-session : de la saisie des informations dans la base de données scolarité à l'organisation de la session de rattrapage en cas de non-validation


Participer au processus de diplomation

En collaboration avec la responsable du service et l'équipe :

- Préparer les Jurys de fin d'année (passage de Master 1 à Master 2 et de diplôme) préparation des tableaux de synthèse, vérification des informations, cas de jury, logistique de réservation de salle, d'invitation des participants, rédaction du relevé de décision, préparation des courriers de décision.
- Garantir la validation de toutes les obligations de scolarité pour permettre l'obtention du diplôme : suivi du statut des étudiants diplômés conditionnels avec les services transversaux ;
- Octroyer les certificats, diplômes et suppléments de diplômes ;
- Attester de l'authenticité des diplômes auprès des recruteurs ou organismes tiers ;Contribuer à l'archivage des dossiers des étudiants en fin de scolarité (dossiers blancs) en lien avec la mission Archives.


N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution de la scolarité