Responsable Budgétaire et Administratif H/F Civils de la défense

Missions générales
· Assurer le suivi administratif et financier du pôle Bâtiment et Maintenance des Infrastructures(BMI) ;
· Être le référent au sein du pôle BMI des procédures administratives et financières;
· Être le bras droit du responsable du pôle BMI sur les questions administratives et financières.

Construction et suivi budgétaire
· Assister les agents du BMI dans la construction et le suivi de leurs lignes budgétaires, en lien direct avec le pôle budget et contrôle de gestion;
· Recenser les besoins budgétaires des agents du BMI ainsi que les besoins bâtimentaires des autres services du musée;
· Construire le budget BMI de l'année et ses différentes mises à jour (Budget initial et budgets rectificatifs);
· Dans la mesure du possible, préparer un budget pluriannuel;
· Suivre l'exécution budgétaire, alerter en cas de besoin et préconiser des reprogrammations;
· Rédiger un bilan de l'exécution budgétaire, repérer les points d'amélioration, expliquer les lignes non exécutées;
· Construire la comptabilité analytique du BMI, la suivre et l'analyser;
· Saisir les bons de commande et engagements juridiques ainsi que les services faits du BMI en s'assurant de la complétude et de la conformité des pièces justificatives;
· Participer au Copil Investissement et être force de proposition sur la pro· programmation budgétaire de l'enveloppe Investissement.

Marchés publics
· Assister les agents du BMI dans la rédaction des marchés publics, en lien direct avec l'équipe du pôle affaires juridiques;
· Recenser les besoins en marchés publics du BMI;
· Assurer le suivi de la programmation des marchés et anticiper leur renouvellement;
· Créer les engagements juridiques des marchés publics dans l'outil SI Financier;
· Suivre et analyser l'exécution financière de chaque marché, alerter si nécessaire;
· Assister les prestataires dans l'utilisation des outils numériques tels que Chorus Pro ou Ediflex.

Administratif

· Classer les documents réglementaires notamment les différentes autorisations de travaux, les rapports de commission de sécurité, etc.

· Rentrer les données bâtimentaires dans les outils numériques de la Direction de l'Immobilier de l'État: RT (référentiel technique), OAD (outil d'aide au diagnostic), ADEM et OPERA ou toute plateformes similaires;

· Vérifier la concordance des factures de fluides et d'énergie avec les relevés des compteurs;

· Gérer l'archivage des documents du pôle BMI;

· Apporter une assistance à l'équipe dans la conception de tableaux de bord, du contrôle du respect des délais;

· Gérer administrativement le parc automobile.