Assistant·e Service Aber H/F

Service Public

1/ Assistance quotidienne au chef de service
- Organiser à sa demande des réunions pilotées par le chef de service (internes et externes)
- Prendre en charge les aspects logistiques de l'activité du chef de service: suivre les agendas et les plannings, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements et faire les réservations
2/ Assistance aux activités du service
- Gérer le courrier et les courriels (BALU du service) entrants et sortants :
- enregistrer et répartir dans les unités
- pour les courriers signalés, veiller au respect des échéances et mettre en oeuvre les rappels nécessaires en lien avec les assistantes de services / direction
- contribuer à la mise en oeuvre de la gestion dématérialisée du courrier au sein du service et gérer les ressources et outils numériques
- Assurer la qualité des productions: assurer la relecture et la qualité de la rédaction et la mise en forme des documents sous parapheur, actualiser et veiller à la bonne application des modèles bureautique du service et être garant de l'application de la charte graphique
- Gérer les stocks de fournitures du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Référent archive: Organiser le classement et l'archivage des dossiers papiers et numériques et alerter sur le respect des règles d'archivage. Suivre les chantiers d'archivage et les transmissions aux archives départementales
- Organiser sa suppléance, proposer des fiches de procédures pour assurer la continuité
3/ Assistance à la communication interne à la DDT et externe
- Traiter et mettre à jour les contacts du service: tenir les annuaires partagés à jour
- Faciliter les liaisons entre l'interne et l'externe, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent. Assurer le pivot téléphonique du service.
- Assurer le rôle de correspondant communication pour l'intranet, en lien avec le chef de service et MPC
4/ Relais du SGC/MPC:
- Participer à la gestion administrative du personnel de proximité: informer sur les absences, grévistes, campagnes de promotion et d'entretiens professionnels, relayer les offres de formation
- Contribuer au réseau des assistant(e)s, contribuer à l'intérim du secrétariat de direction
- Assurer le rôle de référent Chorus du service, en lien avec MPC. Assurer le rôle de chargé de voyage CHORUS DT et SNCF, établir les ordres de missions
5/ Secrétariat des avis transversaux émis par la DDT
- Assurer la réception des demandes d'avis transversaux, suivi des délais et relances.
- Mettre en forme l'avis avant signature en s'assurant d'une conclusion unique, en lien avec la cheffe d'unité NERF.
- Assurer le respect du circuit de signature et le retour au service ayant passé commande