Secrétaire de Direction H/F
Apeaj Siege Social
- Toulouse - 31
- CDI
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 5 mois min.
Les missions du poste
MISSIONS :
Accueil et secrétariat administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association
- Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels
- Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs
- Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités
Secrétariat de la Direction Générale :
- Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation
- Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires)
- Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction
- Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels
- Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles
- Classer et archiver les dossiers de la Direction
Secrétariat des instances associatives :
- Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour
- Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances
- Formaliser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés
- Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association
Missions transversales :
- Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles
- Gérer la commande des fournitures
- Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.)
COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE
Techniques et fonctionnelles :
- Capacités rédactionnelles et orthographiques
- Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .)
Relationnelles et comportementales :
- Autonome et savoir prioriser ses activités
- Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service et de l'accueil
- Polyvalent(e) et adaptable
- Etre force de proposition
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Formation de niveau Bac à Bac +2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative
Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire
Expérience dans le secteur du médico-social appréciée
CONDITION D'EXERCICE DU POSTE
- Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 14/09/26 au 07/10/26, puis à temps partiel du 08/10/26 au 29/11/26
- Congés à chaque période de vacance scolaire
- Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience
- Majoration familiale
-Proximité du métro Barrière de Paris
- Possibilité de prendre le repas à la cantine
Le profil recherché
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Normes rédactionnelles,Titre professionnel assistant de direction,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Bienvenue chez Apeaj Siege Social
Publiée le 29/08/2026 - Réf : 213CGLW
