Assistance Technique Communication et Vie Locale - Mairie de Longpont-Sur-Orge H/F

Communes

Afin de soutenir les deux responsables d'une assistance administrative à mi-temps.
Afin de soutenir les deux services : communication et vie associative, dans leurs tâches d'exécution récurrentes, il il a été décidé de confier des tâches administratives, logistiques et événementielles en créant un poste d'assistant(e) à mi-temps. Ce poste de renfort est créé pour un an.

Au sein du service VIE LOCALE, CULTURE & ASSOCIATIONS
Deux matinées par semaine et une troisième matinée en alternance entre les 2 services.
1/ Logistique de terrain & Gestion des salles communales
Prise en charge des états des lieux d'entrée/sortie des salles communales
Saisie des plannings d'occupation des salles dans le logiciel
Préparation des kits de clés/badges et suivi du registre de prêt de matériel.
2/ Secrétariat & Suivi administratif
Mise à jour régulière de l'annuaire des associations et des informations sur leur bon fonctionnement : Tenue du tableau de bord ; relances téléphoniques/mails et vérification des pièces réglementaires.
Enregistrement des demandes : Traitement des demandes de réservations de salles et de prêt de matériel.
Classement et archivage : Numérisation, classement et archivage des conventions de mise à disposition de locaux
3/ Appui événementiel
En amont des manifestations communales : Préparation du matériel logistique pour les événements.
Lors des manifestations (3 à 5 /an) : Accueil des intervenants/prestataires légers lors des manifestations en binôme avec la coordinatrice
Recueil d'informations pour le journal municipal le « Sortons » et relances.

Au sein du service COMMUNICATION :
Deux matinées par semaine et une troisième matinée en alternance entre les 2 services.
1/ Collecte d'informations & Saisie :
Mise en place d'outils de suivi com (demandes de supports), collecte auprès des services et tenue d'un tableau
Mailing médias : saisie des évènements Ville sur les sites externes.
2/ Animation sur la ville
Centralisation des demandes en lien avec le service Vie locale + services, partenaires et tableau de suivi pour l'édition du « Sortons ».
Saisie et mise à jour régulière de l'annuaire des associations sur le site ; saisie de l'agenda des évènements sur le site internet et les panneaux lumineux.
3/ Secrétariat :
Gestion des banques d'images : Classement et nommage des photos réalisées lors des événements de la ville.
Mise à jour des listings : Tenue à jour du fichier contacts presse, partenaires et acteurs locaux.
Archivage numérique