Assistant·e Administratif·ve Pole Apprentissage H/F

GIP FTLV de l'académie de Besançon

Le GIP FTLV développe des activités de type : ingénierie pédagogique - coordination de dispositifs d'accompagnement ou de formation - animation de formations - pilotage de projets européens (programmes ERASMUS+ et FSE) - portage et gestion de projets pour le compte du Rectorat ou des GRETA - Gestion de 6 Plateformes technologiques.
Gestion administrative et financière du CFA académique (1186 apprentis répartis sur 42 lycées publics de l'académie au 01/01/2026).
Le GIP FTLV est labellisé Eduform et travaille dans une démarche d'amélioration continue.
Le budget total de la structure s'élève à 11,5 millions d'euros dont 85% de charges de personnel (800 personnes rémunérées annuellement.

Présentation du poste :

Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, l'assistant-e administratif-ve est en charge du traitement administratif et financier des frais pédagogiques et annexes.
Il gère les UFA suivants : Condé, Mandela, Les Huisselets, Fertet, Belin, Les Haberges, Pontarcher, Luxembourg, Lumière, Colomb, Condorcet, Follereau, Diderot et Ferry.

LES MISSIONS

L'assistant-e administratif-ve a les missions suivantes :

Gestion Administrative

- Saisir et mettre en forme des courriers,
- Préparer et gérer des mailings, publipostage.,
- Mettre en place de modèles administratifs (trames de courriers, .),
- Contribuer à l'organisation des réunions (convocations, rédaction des comptes-rendus.),
- Maîtriser les outils et être force de proposition pour améliorer les documents existants ou pour en proposer des nouveaux, tout en respectant la charte graphique qui s'intègre dans le label qualité Eduform.
- Rédiger des cerfas et des conventions de formation, en assurer le suivi administratif en lien avec la coordonnatrice,

Gestion financière
- Gérer la facturation et l'émission des factures
- Rédiger les certificats de réalisation
- Facturer les frais pédagogiques aux OPCO
Enregistrer et vérifier des contrats et des conventions des apprentis dans la base de données,
Suivi des enquêtes de satisfaction (cohortes)
Mettre à jour des fiches d'identité des UFA,
Mettre à jour les fiches produits du pôle apprentissage
Réaliser des attestations de réalisation et des attestations de fin de formation,
Apporter un appui administratif aux coordonnatrices pédagogiques,
Assurer le suivi des documents UFA via la plateforme RESANA et les méls.

Profil requis :

CONNAISSANCES

- Connaissances de base de la comptabilité
- Connaissances juridiques de base (droit de la fonction publique...)
- Connaissances de la démarche Qualité

SAVOIRS FAIRE

- Maîtriser les logiciels de comptabilité et de gestion (Ypareo, ELAP, RESANA), tableurs et traitement de texte (Excel)
- Maitriser l'outil DIOGEN
- Maitriser l'outil Sc-Form

SAVOIRS ETRE

- Sens de l'organisation, rigueur
- Autonomie
- Prise d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du relationnel