Assistante du Directeur Ctm - Gestionnaire Administrative et Comptable du Pôle Bâtiments H/F
Communes
- Miramas - 13
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Assistante du Directeur CTM - Gestionnaire administrative et comptable du pôle bâtiments
Au sein de la direction du CTM assister le responsable du Service Bâtiment, afin d'optimiser la gestion de ses activités
Organiser et coordonner la transmission de la rédaction des informations du service et en assurer toutes tâches administratives, budgétaires et comptables
Réceptionner et centraliser toutes les demandes de travaux et divers bâtiments
Contact avec les Chefs de Service
Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports, compte- rendu, tableaux de bord etc...
Tenir à jour les tableaux de suivi de travaux, bons de commandes, interventions en régie etc...
Assurer la gestion administrative des interventions du Service Bâtiment
Centraliser les demandes des Responsables de Service
Éditer les bons de travaux ATAL pour toutes les demandes d'intervention
Travail en collaboration avec le Responsable du Service Bâtiment pour l'élaboration du budget
Mise en forme des budgets et prévisions, rapports d'activités annuels...
Rédiger et mettre en forme les bordereaux de prix, à la demande des chefs de section
Rédiger les courriers aux divers fournisseurs
Réceptionner les offres de prix des fournisseurs et établir l'analyse avec l'aide des chefs de section
Assurer le suivi et la gestion de bons de commande de fournitures par service
Marchés Publics
Référent administratif auprès du Responsable Bâtiment à l'élaboration et la constitution des cahiers des charges et des DCE (pièces techniques), bordereaux, etc...
Rédiger les courriers de consultation aux diverses entreprises
Interface du service concernant la gestion dynamique du patrimoine
Gestion RH
Suivi des dossiers du personnel, congés, maladies,
- Suivi des heures supplémentaires
- Diffuser les informations internes et externes au sein des services
Établir les différentes fiches d'intervention et les transmettre aux services concernés
Une fois les interventions terminées, remontée des fiches et clôture de celles-ci
Concernant les conseils d'écoles : travail en collaboration avec la DEJ + les différents services du CTM pour les travaux
Le profil recherché
BTS Gestion Administrative et Comptable avec expérience confirmée dans les techniques de secrétariat
Savoirs (connaissances)
Connaissances et compétences certaines dans l'application du statut de la Fonction Publique Territoriale
Procédures de commande publique
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Connaissance pour l'élaboration des D.C.E
Savoir-faire (utilisation des techniques, outils, procédures ...)
Bonne technicité en matière de méthodologie et organisation,
Bonne connaissance des techniques de secrétariat
Bonne connaissance de l'outil informatique et de l'environnement (Exel, Word, Internet, e-mails Intranet, Agendas partagés, Logiciels de courrier, etc...)
Capacité d'analyse
Capacités d'expression et d'argumentation écrites
Savoir-être (relationnel, qualités)
Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Rigueur, dynamisme, autonomie et esprit d'initiative
Anticipation, organisation, respect des délais sens priorités, discernement
Réactivité, capacité à argumenter des décisions
Sens de l'écoute, patience
Particularités liées au poste
Adaptabilité, disponibilité,
Transversalité sur l'ensemble du service Bâtiment et autres par nécessité de service,
Qualité des relations avec les personnes extérieures et les internes,
Adapter son plan de travail en intégrant les événements (imprévus),
Confidentialité.
Publiée le 21/08/2026 - Réf : O013260818000103
