Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F
Arfpib Cfa des Industries du Bois
- Morcenx-la-Nouvelle - 40
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 2 ans min.
Détail du poste
Au sein de l'équipe de notre organisme de formation et centre de formation d'apprentis, vous assurez les suivi administratif ainsi que l'accueil téléphonique et physique.
Vous assurez les activités suivantes :
- Gestion du standard téléphonique
- Suivi administratif des apprentis et stagiaires de la formation professionnelle continue
- Suivi des besoins en apprentis et formations des entreprises partenaires, création d'enquêtes, mise à jour des bases de données
- Suivi des contrats et des prises en charge des organismes financeurs pour l'apprentissage et la formation professionnelle continue
- Suivi des contrats du personnel pédagogique, en lien avec la Direction et le cabinet comptable
- Saisie des factures
- Création et suivi des factures à l'attention des organismes financeurs (Région, OPCO, clients...)
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables selon les règles d'archivage et conservation de documents
- Participation à la création de dossiers de subvention et suivi des subventions obtenues
- Participation à la transmission des données administratives et comptables dans le cadre d'enquêtes ou d'audits qualité
- Relations avec le Rectorat pour l'inscription des apprentis aux examens via les plateformes spécifiques
- Gestion du déroulement des examens : réception des sujets, convocations, feuilles d'émargement, planning
- Participation à la promotion de l'organisme de formation via la création d'outils de communication, la mise à jour du site internet et/ou des réseaux sociaux ou via la participation à des salons
- S'informer et se former sur les évolutions concernant son métier, rendre compte des évolutions juridiques/technologiques
Le profil recherché
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 20/08/2026 - Réf : 212RQFD
