Assistant - Assistante de Direction H/F

Asso Informa Defens Conso Sala

Placé-e sous la responsabilité et l'autorité directe du président, vous avez pour mission principale d'assurer le suivi administratif des instances de direction notamment, à savoir le Bureau national et les responsables des collectifs nationaux.
Vous assistez également vos responsables dans leurs missions au quotidien et serez amené-e à traiter des informations internes et externes.
Vous serez en relation avec l'ensemble des organisations internes de la CGT, tous les adhérent.es, militant.es et mandaté.es, et également d'autres interlocuteurs institutionnels.

Vos principales missions consistent notamment à :

Auprès du président :
- Assurer le suivi des dossiers initiés par le président ;
- Participer à l'exécution des tâches d'organisation et d'animation ;
-Réaliser le secrétariat des membres du Bureau national et des responsables des collectifs nationaux ;
-Gérer les contacts internes (salarié.es, organisations CGT, associations départementales) et les contacts externes ;
-Organiser la logistique et l'administratif des évènements nationaux : CA, AG, colloques, journées d'étude, formation, etc.

Traitement administratif :
- Assurer le secrétariat quotidien (courrier, téléphone, courriels) ;
- Gérer l'agenda (RDV, réservation de salles);
- Diffuser les informations importantes aux personnes adéquates ;
- Organiser et assister à des réunions, en rédiger les comptes-rendus ;
- Tenir à jour les fichiers de suivi des mandaté.es de l'association

Communication :
- Réaliser l'accueil physique, téléphonique et messagerie électronique, filtrer et analyser les demandes ;
- Assurer l'interface entre les interlocuteurs internes et externes ;
- Savoir utiliser les outils de communication (Site internet, IN magazine, réseaux sociaux) ;
- Créer des supports de communication ;
- Échanger régulièrement avec les responsables concernés de l'avancement de l'événement ;
- S'assurer de la logistique avec les prestataires internes et externes (transport, hôtel, repas, réservation etc.) ;
- Préparer les documents, dossiers, rapports, feuilles d'émargement nécessaires à l'événement ;

Capacités et qualités attendues :
- Compréhension du domaine d'activité de l'association : consommation et enjeux ;
- Forte appétence pour les valeurs syndicales ;
- Respect de la confidentialité dans tous les domaines ;
- Maîtrise des outils bureautiques Office, Internet et collaboratifs (notamment Zoom/Teams) ;
- Facilité rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe ;