Assistant Administratif Polyvalent- Gestion des Membres H/F

ASCBB

L'Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif, lui-même rattaché à la Directrice des Services aux Membres.

DETAILS DU POSTE :

- Accueil et informations des Membres :

Il/elle :

- Assure, selon les standards de qualité définis par la Direction, un accueil de qualité en orientant et informant précisément les Membres et leurs invités (oralement, via le standard téléphonique, par mail etc.),
- gère le standard téléphonique du Club (prise des messages, relais vers les services,),
- applique avec fermeté et diplomatie les règles en vigueur et remonte, le cas échéant, tout incident, de façon détaillée, à la Direction Services aux Membres,
- contrôle l'accès des Membres, de leurs invités mais également des fournisseurs, salariés, et saisonniers,
- conseille, promeut et inscrit les Membres aux activités sportives encadrées,
- apporte toutes les précisions nécessaires aux demandes liées notamment à :
- l'appel de cotisations,
- l'Assemblée Générale,
- l'attribution des casiers,
- l'inscription aux événements et animations du TIR,
- demandes de candidatures,
- traite les demandes de réservation de courts de tennis,
- reste en vigilance constante pour tous les aspects liés à la sécurité des personnes entrant sur le site ainsi qu'au bon fonctionnement des installations.

- Administrations

Il/elle :

- traite toutes les demandes de Membres envoyées sur les boites e-mail du TIR, en soutien du Responsable Administratif et apporte une réponse précise, définie par le Règlement Intérieur du Club,
- gère la facturation des dossiers Membres (modification de facture, avoir, encaissement, relance retard de règlement, remboursement),
- met à jour les dossiers de Membres (changement de coordonnées, statuts, factures etc.),
- inscrit les Membres et leurs invités aux différentes animations, activités sportives et culturelles proposées par le TIR,
- établit les nouvelles cartes de Membres et met à jour un état récapitulatif,
- commande les fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement des services après validation de son supérieur hiérarchique,
- réceptionne le courrier et le transmet aux services concernés,
- Réceptionne et traite le courrier (distribution, affranchissement, recommandés).
- gère les demandes de candidatures et en fait un suivi,
- Participe à l'organisation des Assemblées Générales et assiste à leur déroulement.
- Participer à la rédaction des comptes rendus.
- enregistre et encaisse tous les produits proposés en boutique,
- gère et vérifie quotidiennement sa caisse.

- Entrée-Contrôle :
- accueille et contrôle l'accès au site de toutes les personnes se présentant à l'entrée,
- enregistre les invitations.
- traite les mails des Membres
- vérifie sa caisse,
- vérifie la présence des salariés figurant sur les plannings d'activité et informe le Responsable de service concerné en cas de retard et/ou absence.

- maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
- utilisation d'un logiciel de gestion des Membres

- souriant(e), dynamique, excellent relationnel, sens de l'accueil et du service
- bonne élocution, qualités d'expression (orales et écrites) et d'analyse
- pro-actif(ve), autonome, rigoureux(se)
- capacité à travailler dans des délais courts

- Bac +2 minimum, expérience requise de 3 ans,
- expérience en milieu associatif serait un plus,
- anglais conversationnel
- connaissances du milieu tennistique et des sports de la forme (yoga, pilate etc.) appréciées

- du lundi au vendredi de 9h à 17h et du mardi au samedi de 10h à 18h en fonction de la période de l'année et des priorités.
- 28K sur 12 mois
- 35h
- Contrat : 1 mois renouvelable

Association sportive centenaire située dans le Bois de Boulogne (Paris 16ème) qui accueille plus de 2700 familles et qui leur propose des activités sportives et culturelles.