Assistant Administratif et Financier - Commune de Saint Benoit Ile de la Réunion H/F

Communes

Sous l'autorité hiérarchique du Coordonnateur du Tiers lieux "le village connecté" (f/h), au sein de l'Espace accueil administratif et financier,

L'assistante administrative et financière assure les tâches polyvalentes d'assistante pour le Village Connecté.
- La gestion administrative et financière du Village Connecté dont le rôle de régisseur suppléant.
- La veille et le relais des actions du Village Connecté.

Activités principales
Assurer l'accueil quotidien des usagers et partenaires du site
- Accueillir, renseigner et orienter le public et les partenaires vers les agents, services ou organismes compétents
- Assurer la gestion du flux de la demande
- Assurer une veille et communiquer sur les actions du Village Connecté et ceux des partenaires

Mener à bien les démarches administratives confiées
- Réaliser le suivi administratif (courriers, agendas, actions, ressource humaine, compte rendu réunion etc.)
- Suivre et archiver les dossiers et documents administratifs
- Apporter l'appui logistique nécessaire à la mise en place des actions (invitation, réservation de salles, matériels, etc.)
- Gérer les commandes de matériel liés au fonctionnement du Village Connecté (matériel de bureau, d'entretien, etc.)

Assurer le rôle de régisseur et la mission de suivi de conventions financières et partenariales du Village Connecté
- Suivre le tableau de flux des actions par espace
- Tenir un tableau détail des actions collectives et ateliers pour la Direction
- Collecter et mettre en forme des données qualitatives et quantitatives permettant la réalisation des bilans
- Réaliser des bilans en lien avec le ou la Coordonnatrice et la Direction
- Préparer le programme N+1 en lien avec le ou la Coordonnatrice
- Effectuer les opérations d'encaissement des recettes réglées par les usagers du Village Connecté en suppléance
- Tenir la comptabilité de la régie du Village Connecté en suppléance
- Assurer les relances
- Réaliser la tenue des documents règlementaires nécessaires au suivi de la régie en lien avec le régisseur titulaire

Activités secondaires:
Toute autre tâche jugée utile par la Direction dans le cadre du Développement des activités et du bon fonctionnement du service.

Modalités d'exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:*
- Garant (e) de l'image du service public
- Capacité à gérer les situations conflictuelles

Relations avec les partenaires extérieurs :
- Relations fréquentes avec le public
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations fréquentes avec les partenaires : CAF, Pôle Emploi, Maison Départementale, CGSS, Associations, Entreprises, Centre des Impôts, Maison de l'Emploi, Mission Locale, La Poste, Organismes de formation, Etablissements scolaires, ...