Assistant Services à la Population - Commune de Trelivan H/F
Communes
- Trélivan - 22
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Agent d'accueil - État civil - Service à la population
- Temps non complet - 17 heures 30 minutes hebdomadaires.
- Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité territoriale, le Directeur général des services
- Relations fonctionnelles : Contact direct avec le public, relations avec les services de l'état et des administrations locales
1. Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public, identifier la demande, reformuler et orienter vers les services ou personnes compétents
- Prendre des messages, gérer les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants et gérer le standard téléphonique
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions en conservant neutralité et objectivité
- Suivre et gérer un planning de réservation (salles, rendez-vous, réunions...)
- Gestion des réunions et rendez-vous du Maire
- Gestion et traitement des mails
2. Instruction des formalités administratives et État Civil
- Réceptionner les déclarations (naissances, décès), contrôler et rédiger les actes correspondants
- Instruire et préparer les dossiers de mariage
- Assurer la tenue administrative des registres d'état civil et rédiger les mentions
- Préparer sur le plan administratif les cérémonies commémoratives, les mariages et les baptêmes civils, les manifestations
- Assurer le suivi et la gestion du cimetière communal
- Instruire d'autres formalités administratives (inscription sur les listes électorales, attestation d'accueil, recensement militaire, débit de Boissons, attestations et autorisations diverses)
3. Gestion administrative et logistique
- Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier
- Assurer la diffusion de documents d'information
Le profil recherché
Savoirs et Formations requis
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d'une commune ainsi que des partenaires extérieurs
- Maîtrise des règles de rédaction et de délivrance des actes d'état civil, ainsi que du cadre réglementaire associé (nom de famille, droit des étrangers, etc.)
- Maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives (mariage, décès, cimetière, recensement militaire, élections...) et à la tenue des registres
Savoir-faire techniques
- Maîtrise du standard téléphonique, d'Internet, des outils de bureautique et du logiciel Berger Levrault,
- Bonne connaissance des technologies de l'information et de la communication.
- Techniques rédactionnelles administratives, de secrétariat (prise de notes, classement) et de recherche d'information
- Maîtrise des techniques de communication, d'accueil et de médiation
- Aptitude à gérer la polyvalence, à prioriser les tâches et à respecter rigoureusement les délais réglementaires .
Savoir-être (Qualités requises)
- Sens aigu du service public : Respect strict de la déontologie et de la discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle : Excellente capacité d'écoute, de compréhension, de reformulation
- Organisation et rigueur : Sens de l'organisation, réactivité, faculté d'adaptation et bon sens
Publiée le 14/08/2026 - Réf : O022260812000655
