Assistante de Direction et aux Services à la Population - Mairie de St-Jean-De-Bournay H/F

Communes

Sous l'autorité du DGS vous aurez en charge la gestion administrative des assemblées , le suivi des projets et activités de la direction et l'organisation et archivages des actes réglementaires
Sous l'autorité du Responsable du Pôle Développement durable et services à la population, vous assurez un mi-temps aux services à la population en gestion polyvalente du CCAS, cimetière, urbanisme et Etat civil

Organisation de la vie professionnelle du Maire, des élus , des responsables de Pôle et DGS
· Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, Dgs et cadres
· Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
· Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
. Organisation et planification des réunions
· Gestion des invitations du Maire et des élus
· Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire, les cadres, les élus
· Préparation et gestion des assemblées (conseil municipal, commissions, bureau municipal)
· Ampliation et publication des arrêtés et délibérations sur borne et site internet

Missions aux services à la population, social , cimetière et état civil
Aide et renfort aux services à la population et à l'accueil du public
Rédaction des actes d'état Civil (mariage, décès, pacs, reconnaissance, empreinte numérisée)
Gestion administrative du CCAS
Accueil et gestion téléphonique et physique des demandes de rendez-vous liés au social
Aides en matière d'accompagnement social

Polyvalence en urbanisme et gestion des autorisations d'environnement
Enregistrement et gestion des autorisations d'urbanisme en polyvalence
Organisation et planification des conformités d'urbanisme en lien avec le service
Gestion des établissements recevant du public dans la partie administrative
Enregistrement des autorisations du droit du sol et d' environnement dans application informatique
Rédaction des actes réglementaires d'urbanisme et d'environnement

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
· Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
· Gestion du courrier et arrêtés des pôles de la collectivité
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
· Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
· Suivi des projets et activités de la direction
· · Suivre des dossiers transversaux et interservices
· Renseigner des tableaux de suivi des activités des services
· Gérer la gestion des téléalarmes en lien avec les élus
· Apporter un soutien au service communication lors de grands évènements
· Participation aux élections