Secrétaire Médical - Service de Médecine de Prévention H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

Le service de médecine de prévention du Muséum national d'Histoire naturelle assure le suivi médical préventif de l'ensemble des agents de l'établissement : personnels scientifiques, techniques, de collections, jardiniers, soigneurs animaliers, personnels d'accueil et administratifs. Certaines populations font l'objet d'une surveillance médicale particulière en raison d'expositions professionnelles spécifiques (agents chimiques, agents biologiques, contact avec les animaux, travail en hauteur, etc.).
Le service est composé d'un médecin du travail et d'une infirmière en santé au travail. Le ou la secrétaire médical(e) travaille en étroite collaboration avec ces deux professionnels et constitue le premier point de contact des agents avec le service.

Missions principales :

Sous l'autorité du médecin du travail, le ou la secrétaire médical(e) assure le secrétariat et la gestion administrative du service de médecine de prévention, dans le strict respect du secret médical et professionnel.

1. Accueil et gestion des rendez-vous

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents du Muséum
- Planifier les visites médicales : visites d'information et de prévention, visites de reprise et de pré-reprise, visites à la demande, surveillance médicale particulière
- Gérer les convocations, les relances et le suivi de l'assiduité aux visites
- Tenir les agendas du médecin du travail et de l'infirmière en santé au travail

2. Gestion administrative des dossiers médicaux

- Créer, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux en santé au travail (support papier et logiciel métier)
- Enregistrer les attestations de suivi et avis, et les transmettre au service RH dans le respect du secret médical
- Suivre les effectifs à convoquer : nouveaux arrivants, agents en surveillance médicale particulière, fins de contrat

3. Secrétariat du service

- Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus et rapports, dont le rapport annuel d'activité du service
- Gérer le courrier, les messageries et les commandes (fournitures, matériel médical, vaccins)
- Assurer la préparation logistique des campagnes de prévention (vaccination, dépistage, actions de sensibilisation)

4. Contribution au fonctionnement du service

- Assurer l'interface avec le service RH, les directions et les partenaires externes (centres de santé, laboratoires, prestataires)
- Suivre les indicateurs d'activité du service (nombre de visites, absentéisme aux convocations)
- Veiller au respect de la confidentialité et à la sécurisation des données de santé

Compétences requises :

• Connaissances (savoirs)
  - Terminologie médicale et fonctionnement d'un service de santé au travail / médecine de prévention
  - Règles du secret médical et du secret professionnel ; protection des données de santé (RGPD)
  - Environnement administratif d'un établissement public (apprécié)
• Compétences opérationnelles (savoir-faire)
  - Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et les logiciels métier de santé au travail
  - Organiser et prioriser son activité ; gérer des plannings complexes
  - Excellentes capacités de rédaction
  - Classer et archiver selon des procédures rigoureuses
• Compétences comportementales (savoir-être)
  - Discrétion absolue et sens de la confidentialité
  - Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de l'écoute
  - Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
  - Capacité à travailler en équipe restreinte

Conditions particulières d'exercice :

• Poste de préférence à temps plein, basé sur le site du Jardin des Plantes (Paris 5)
• Respect strict du secret médical, y compris vis-à-vis de la hiérarchie administrative et de service RH
• Habilitation à accéder aux données de santé sous la responsabilité du médecin du travail

Profil recherché

- Formation de secrétaire médical(e) ou secrétaire médico-social(e)
- Expérience en secrétariat médical appréciée, idéalement en santé au travail ou médecine de prévention

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : CDD de droit public

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités