Assistant·e de la Direction H/F

Service Public

Objectifs du poste :

Le (la) titulaire du poste assure le secrétariat de la directrice générale et de la directrice générale adjointe en binôme avec l'assistante en poste et en lien avec le chef de cabinet.
Le bureau intègre également l'assistante des chefs de service permettant un travail en pool et une présence minimale de deux assistantes sur trois chaque jour.

Description des missions :

• Aider à l'organisation quotidienne du travail : Gestion de l'accueil des visiteurs, réceptionner et filtrer les appels et courriels, gérer l'agenda, suivi de la logistique des réunions (réservation des salles), organiser les rendez-vous, réunions et séminaires.
• Elaborer le planning des absences.
• Gérer les besoins logistiques, des fournitures et des matériels.
• Emettre et coordonner les ordres de missions pour les déplacements nationaux, européens et internationaux et des états de frais qui en découlent.
• Constituer des dossiers des réunions et organiser des déplacements en lien avec le chef de cabinet.
• Suivre en temps réel du courrier arrivée et départ et de la procédure de visas des réponses : Numérisation, enregistrement et classement de l'ensemble des courriers.
• Archiver et classer l'ensemble de la production sortante pour une mise à disposition des informations.
• Tenir à jour les fichiers des contacts institutionnels.
• Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu et le diffuser.

Champ relationnel du poste :

• Les sous-directions de la DGAL.
• Les autres directions d'administration centrale, le cabinet du ministre.
• Les services déconcentrés du ministère.
• Les organisations professionnelles, FranceAgriMer.
• Les autres départements ministériels, les GIP ADECIA et FVI.