1 Adjoint Administratif - Ifsi - Ifas - Ifa H/F

Centre Hospitalier de l'Agglomération de Nevers

Mission générale: Le titulaire du poste a une double mission d'accueil et de secrétariat:

- Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché,

- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature,

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut,

- Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions,

- Gérer administrativement la formation en soins infirmiers (gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation...) en collaboration avec l'assistante formation IFSI,

- Assurer le secrétariat des instances et des réunions,

- Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou les coordonnateurs pédagogiques.

Activités principales :

- Organiser des réunions, visites, événements,

- Accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants...),

- Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation...),

- Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l'envoi de courriers,

- Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, ...),

- Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus, des décisions...,

- Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité : mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation,

- Réaliser des tableaux de bords et des rapports d'activités,

- Assurer une veille réglementaire,

- Assurer le classement et l'archivage des documents,

- Etablir / actualiser, organiser et mettre en oeuvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine.