Assistant de Direction Ccas H/F

Mairie

Un-e assistant-e de direction CCAS
à temps complet
au 01/09/2026
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Rattaché au Centre Communal d'Action Sociale, sous la responsabilité de sa directrice vous apporterez une assistance à la direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil et suivi de dossiers.

Missions
Mission 1 : assistance stratégique auprès de la direction & coordination administrative
- Assurer le secrétariat de la direction (accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et des mails)
- Organiser et gérer l'agenda de la direction, rendez-vous, réunions, réservation de salles
- Préparer les dossiers, documents et supports nécessaires aux réunions
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation
- Organiser le classement, l'archivage et la gestion documentaire, sous format papier et numérique
- Assurer la circulation et la diffusion des informations utiles au fonctionnement du CCAS
- Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la direction et veiller au respect des échéances
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi et tableaux de bord simples en fonction des besoins
- Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels
- Assurer la gestion administrative des chèques d'accompagnement personnalisé (commandes, suivi du prestataire, gestion des stocks et traçabilité)
- Participer à la préparation du Rapport d'Orientation Budgétaire en assurant la collecte et la consolidation des données statistiques, la mise en forme des documents et la préparation des supports nécessaires à la direction

Mission 2 : Organisation des instances décisionnelles (Conseil d'administration, Commission communale pour l'accessibilité.)
- Elaborer les ordres du jour
- Préparer les convocations
- Constituer les dossiers des administrateurs
- Mettre en forme les rapports et projets de délibérations
- Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus
- Assurer le suivi de l'exécution des décisions
- Tenir les registres réglementaires
- Assurer la légalité et transmission des actes

Mission 3 : appui au pilotage administratif et budgétaire
- Assurer le suivi administratif
- Participer à la préparation des documents budgétaires
- Suivre les décisions modificatives et délibérations financières
- Participer au suivi des marchés publics et des contrats
- Assurer le suivi administratif des achats et fournitures du CCAS

Mission 4 : gestion et instruction des aides sociales légales
- Constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers d'aide sociale légale (aide-ménagère, personnes âgées, personnes en situation de handicap et obligations alimentaires), dans le respect de la réglementation et des procédures en vigueur
- Assurer l'interface administrative avec les services du Conseil départemental, les CCAS partenaires et les organismes compétents
- Vérifier la complétude et la conformité des dossiers avant leur transmission

Activités complémentaires
- Appui administratif ponctuel aux chefs de service
- Participation aux groupes de travail et projets de modernisation
- Remplacement ponctuel à l'accueil

Durée hebdo : 37h30 avec RTT

Savoirs
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des CCAS
- Règles des assemblées délibérantes
- Finances publiques locales
- Techniques de secrétariat de direction

Savoirs faire et savoir être
Organiser, anticiper, prioriser, concevoir des outils de suivi, qualités rédactionnelles, analyser informations, respect des délais réglementaires
Bon état d'esprit, fédérer, garder le sourire, loyauté, énergie positive

Rémunération : traitement de base, régime indemnitaire, NBI, COS, plurélya