Assistant Administratif d'Accueil et de Gestion de la Vie de l'Ecole de Musique Municipale H/F
Communes
- Halluin - 59
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Définition : Assurer l'accueil des élèves, des parents, le suivi administratif courant de la vie de l'école, la circulation des informations entre les familles, les enseignants et la direction, ainsi que le maintien quotidien de la propreté et du bon fonctionnement des locaux.
Temps de travail : 15 heures hebdomadaires annualisées.
Organisation du temps de travail :
Le poste est exercé à temps partiel selon une durée moyenne de 15 heures hebdomadaires, possiblement organisée dans le cadre d'une annualisation du temps de travail afin de tenir compte du rythme d'activité de l'école.
La durée annuelle de travail est fixée à 780 heures, correspondant à un contrat de 15h hebdomadaires.
Les horaires de travail sont établis par la direction de l'école, en fonction des nécessités de fonctionnement de l'école et des heures d'ouverture au public.
Positionnement : Sous l'autorité de la direction de l'école et de la direction de l'action culturelle de la ville.
Cadre statutaire :
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Contraintes ou spécificités liées aux conditions d'exercice des fonctions :
Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir et certains weekends
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relative autonomie dans l'organisation du travail
Champ des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :
Contacts directs et échanges permanents avec la direction, la coordination pédagogique, les élèves et les élus
Relations quotidiennes avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec la population
Connaitre et respecter le cadre légal
Moyens mis à disposition :
Nouvelles technologies de l'information et de la communication
Moyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc....
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059260803000047-assistant-administratif-accueil-gestion-vie-ecole-musique-municipale?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Le profil recherché
Compétences :
Savoirs:
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prise de note etc...)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels du compte-rendu
Connaissance des compétences des communes, départementales, région, états
Savoir-faire:
Organisation du calendrier de l'école
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Réalisation et mise en forme de documents administratifs
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers du poste concerné
Suivi des projets et activités de l'équipement
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction culturelle et la coordination pédagogique
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs généraux
Organisation des collectivités ou des établissements publics
Les « savoir-être »:
Ecoute du public
Ecoute de l'équipe pédagogique
Capacité à échanger avec les directions
Capacité à s'intégrer à l'équipe
Dynamisme, réactivité
Etablir une relation de confiance
Publiée le 07/08/2026 - Réf : O059260803000047
