Office Manager H/F LM5P - Le Mouton à 5 Pattes

Le mouton à 5 pattes, cabinet de recrutement, recherche pour son client basé dans le 14e arrondissement de Marseille, un(e) Office Manager F/H à temps partiel, en CDI.

Pourquoi rejoindre cette prairie ?

Vous souhaitez intégrer une structure à taille humaine où la polyvalence est un véritable atout ? Rattaché(e) au Responsable Administratif et Financier, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement de l'entreprise en intervenant sur des sujets administratifs, commerciaux, comptables et RH. Véritable support des équipes, vous contribuerez à la fluidité des opérations quotidiennes et participerez activement à la performance de l'organisation.

MISSIONS

Au sein de l'équipe administrative, vos principales responsabilités seront les suivantes :

Administration générale

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs ;
• Gérer le courrier entrant et sortant (tri, rédaction, expédition) ;
• Organiser le classement et l'archivage des documents administratifs ;
• Assurer le suivi des contrats (bâtiments, véhicules, maintenance, prestations diverses...) ;
• Gérer les accès aux sites clients ;
• Participer à l'organisation des événements de l'entreprise (salons professionnels, séminaires, réceptions...).

Support commercial

• Accompagner les équipes dans la préparation des réponses aux appels d'offres ;
• Constituer les dossiers administratifs obligatoires ;
• Mettre en forme les documents techniques et commerciaux ;
• Assurer une veille et détecter les opportunités via les plateformes d'appels d'offres.

Ressources Humaines

• Participer à l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer le suivi administratif RH : notes de frais, visites médicales, affichages obligatoires, déplacements, missions à l'étranger, visas... ;
• Mettre à jour les plannings de congés, d'alternance et d'absences.

Administration des ventes & Comptabilité clients

• Contrôler et enregistrer les commandes clients ;
• Établir les factures clients ;
• Pointer les règlements et assurer les relances des impayés ;
• Suivre les comptes clients (avoirs, encours, escomptes...).

Achats, approvisionnements & Comptabilité fournisseurs

• Rédiger les commandes fournisseurs à partir des besoins transmis par les équipes ;
• Réaliser les consultations et négocier les achats courants ;
• Gérer les achats de fournitures de bureau, EPI et supports de communication ;
• Suivre les approvisionnements et la logistique en lien avec les équipes projets ;
• Contrôler et saisir les factures fournisseurs, rapprocher les commandes et les bons de livraison ;
• Assurer le suivi des échéances de paiement et la relation avec les comptabilités fournisseurs.