Secrétaire d'Accueil - Communaute de Communes des Pays d'Oise et d'Halatte H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale

Accueil téléphonique et physique - secrétariat

L'agent d'accueil et d'information est en général le premier contact téléphonique et/ou physique avec le public. Il est par conséquent l'image et la voix de la collectivité. Véritable ambassadeur de celle-ci, il lui apporte, par la qualité de son savoir-faire, une image positive. En effet, convivialité, professionnalisme et efficacité de l'accueil sont aujourd'hui reconnus comme des atouts concurrentiels sur le marché du travail.

L'agent d'accueil est placé sous l'autorité de la responsable des finances, de la comptabilité, des affaires juridiques et des instances. Elle est responsable de la réalisation des tâches qui lui sont confiées.

Missions:
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Réception, traitement et diffusion de l'information : transmissions aux services, diffusion de l'information en général
- Maîtrise organisationnelle de son espace de travail
- Gestion des supports de communication interne pour les différentes structures (adresses, téléphones...)
- Envoi, réception et diffusion des fax
- Tenue de l'agenda de réservation des salles
- Divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports...)
- Gestion des stocks : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs...
- Gestion des commandes de fournitures de bureau
- Affranchissement du courrier départ
- Enregistrement du courrier arrivé
- Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel type GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD...
- Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique)
- Réception et distribution des colis
- Réception des dossiers de candidature du service marchés publics
- Etablissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi
- Envoi de convocations diverses


Public et interlocuteurs :

Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, le public, la direction,
Relations avec les professionnels, livreurs,
Relations avec les partenaires de la collectivité.