Secretaire Administratif - Secretaire de Direction - Tribunal Judiciaire de Mont-De-Marsan H/F

Direction des services judiciaires - CA PAU

Vos activités principales


I. Secrétariat de direction

1. Gestion générale
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Élaborer des documents administratifs: rédaction des courriers et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents) ;
- Procéder au classement et à l'archivage des documents du service et des dossiers administratifs, dans les dossiers physiques et via le plan de classement

2. Formalités RH
- Accueil des nouveaux arrivants
- Remise du livret, des formulaires, des clés, contrats....
- Visite des locaux, présentation aux personnels
- États mensuels
- heures supplémentaires et astreintes
- vacations des réservistes
- Mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail :
- création des nouveaux arrivants
- mise à jour des profils
- suivi des absences (maladie, formation, absences syndicales, grèves....)
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs
- Mise à jour des dossiers sur Harmonie
- Relations avec le service administratif régional:
- réception des notifications,
- notification auprès des agents,
- envoi des documents (arrêt maladie...)
- remise des cartes agents
- Gestion des campagnes:
- CET, jours de fractionnement, journée solidarité...
- retrait des ARTT
- Suivi des visites médicales : prendre RDV pour les nouveaux arrivants ; suivre les visites périodiques et solliciter les rendez vous ; suivre les préconisations et l'état d'avancement des préconisations.
- Gestion des habilitations à la conduite des véhicules de service : preparer les habilitations, mettre à jour les habilitations

3. Gestion logistique

- Suivi du stock des fournitures,
- Gestion des accès : attribution et suivi des badges du personnel et des agents extérieurs...
- Centralisation des demandes de consultation des archives
- Suivi flotte automobile

4. Gestion des vacations

- des assesseurs TPE, TPBR, CIVI, pôle social :pré-vérification des états,centralisation des vacations aux fins de mise en paiement,suivi des mises en paiement

- des réservistes de la police nationale


II. Suivi de la cellule budgétaire

1. Gestion du budget de fonctionnement : exécuter la dépense: faire les devis, formaliser les DA, assurer les SF.... ; assurer le suivi des dépenses de l'arrondissement budgétaire

2. Suivi des marchés publics

2-1/ Entretien des locaux et vitrerie

2-2/ Exploitation - maintenance du site :

III. Suivi immobilier

- Constater les désordres immobiliers

- Assurer la saisine du prestataire d'exploitation maintenance ou solliciter la garantie décennale

- Assurer le suivi des demandes d'intervention

- Faire le lien avec les personnels du service immobilier de la cour d'appel

Liste des fonctions non définitives, évolutives selon les besoins

Missions pouvant être modifiées en cas de mobilité interne sur le poste

RIFSEEP 2

1 poste susceptible d'être vacant