Assistant Pédagogique et Administratif - Roissy-En-France 95 H/F CLEF JOB

Dans le cadre du développement de nos activités à Roissy et du déploiement de nouveaux projets à Orly, nous recherchons un(e) Assistant(e) pédagogique et administratif(ve) F/H.

Au coeur du fonctionnement du centre, vous assurez l'organisation administrative et logistique des formations. Vous accompagnez les apprenants et les formateurs avant, pendant et après chaque session.

Votre mission : garantir des dossiers complets, des sessions parfaitement préparées et un parcours fluide pour chaque apprenant.

Vos missions

Gestion des inscriptions

• Réceptionner les dossiers transmis par l'équipe commerciale ;

• Vérifier la conformité et la complétude des informations recueillies ;

• Contrôler les prérequis nécessaires à l'entrée en formation ;

• Collecter les pièces administratives et justificatifs attendus ;

• Relancer les candidats lorsque leur dossier est incomplet ;

• Enregistrer les apprenants dans le logiciel de gestion ;

• Mettre à jour les informations personnelles et administratives ;

• Vérifier les conditions de financement ou de règlement avant l'entrée en formation ;

• Transmettre les situations particulières à la personne compétente ;

• Sécuriser chaque inscription avant le début de la session.

Préparation administrative des formations

• Établir les conventions, contrats et documents liés à la formation ;

• Préparer et transmettre les convocations ;

• Communiquer aux apprenants les dates, horaires, lieux et modalités pratiques ;

• Préparer les listes de participants ;

• Constituer les dossiers pédagogiques des sessions ;

• Éditer les feuilles d'émargement et documents de suivi ;

• Préparer les questionnaires et supports d'évaluation ;

• Vérifier la disponibilité des programmes et documents obligatoires ;

• S'assurer que les formateurs disposent de toutes les informations nécessaires ;

• Classer les documents selon les procédures internes.

Planification et organisation des sessions

• Participer à l'élaboration du calendrier des formations ;

• Mettre à jour le planning des sessions ;

• Coordonner les disponibilités des formateurs, salles et équipements ;

• Réserver les espaces et ressources nécessaires ;

• Vérifier les capacités d'accueil et le nombre de participants ;

• Anticiper les éventuels conflits de planning ;

• Informer les équipes de toute modification ;

• Organiser le report ou l'annulation d'une session lorsque cela est nécessaire ;

• Actualiser les outils de planification en temps réel ;

• Veiller à la bonne préparation logistique de chaque formation.

Accueil et suivi des apprenants

• Accueillir et orienter les apprenants lors de leur arrivée ;

• Présenter les principales informations relatives au fonctionnement du centre ;

• Répondre aux questions administratives et pratiques ;

• Assurer un suivi régulier tout au long du parcours ;

• Enregistrer et traiter les absences et retards ;

• Recueillir les justificatifs nécessaires ;

• Alerter en cas d'absences répétées, de décrochage ou de difficulté particulière ;

• Transmettre les informations utiles aux équipes pédagogiques et commerciales ;

• Participer à la prévention des abandons ;

• Accompagner les apprenants jusqu'à la fin de leur parcours.

Coordination des formateurs

• Transmettre aux formateurs les plannings, listes d'apprenants et informations nécessaires ;

• Préparer les dossiers et supports administratifs des sessions ;

• Recueillir les disponibilités des intervenants ;

• Vérifier le retour des documents après chaque formation ;

• Relancer les formateurs en cas de pièce manquante ;

• Contrôler la remise des émargements, évaluations et comptes rendus ;

• Faire remonter les difficultés rencontrées durant les sessions ;

• Participer à l'intégration administrative des nouveaux formateurs ;

• Mettre à jour les dossiers des intervenants ;

• Faciliter les échanges entre les formateurs et les autres pôles.

Suivi des présences et documents pédagogiques

• Contrôler quotidiennement les feuilles d'émargement ;

• Vérifier la conformité des signatures et horaires déclarés ;

• Identifier les anomalies et obtenir leur régularisation ;

• Enregistrer les présences, absences et abandons dans les outils ;

• Suivre l'avancement des parcours ;

• Vérifier la réalisation des évaluations prévues ;

• Collecter les questionnaires de satisfaction ;

• S'assurer de la bonne conservation des preuves de réalisation ;

• Garantir la traçabilité administrative et pédagogique des actions de formation.

Organisation des évaluations et certifications

• Planifier les évaluations et sessions de validation ;

• Préparer les convocations et listes de candidats ;

• Vérifier les conditions d'inscription et pièces requises ;

• Organiser les salles, matériels et documents nécessaires ;

• Coordonner la présence des évaluateurs ou jurys ;

• Enregistrer les résultats ;

• Préparer et transmettre les attestations, certificats ou documents de fin de parcours ;

• Assurer le suivi des éventuelles sessions de rattrapage ;

• Informer les candidats des résultats selon les procédures applicables ;

• Archiver les éléments permettant de justifier les évaluations réalisées.

Suivi administratif des financeurs et entreprises

• Préparer les documents demandés par les entreprises clientes et financeurs ;

• Vérifier la présence des conventions, accords de prise en charge et justificatifs ;

• Transmettre les attestations d'assiduité et documents de réalisation ;

• Répondre aux demandes administratives relatives aux parcours ;

• Suivre les dossiers en attente de pièces ;

• Préparer les éléments indispensables à la facturation ;

• Signaler les anomalies susceptibles de retarder le règlement ;

• Travailler en coordination avec les pôles commercial, facturation et recouvrement ;

• Veiller au respect des délais de transmission des documents.

Participation à la démarche qualité

• Appliquer les procédures qualité de l'organisme ;

• Veiller à la conformité des dossiers pédagogiques ;

• Contrôler la présence des pièces obligatoires ;

• Participer à la collecte et à l'analyse des questionnaires de satisfaction ;

• Enregistrer les réclamations et les transmettre à la personne compétente ;

• Identifier les anomalies ou non-conformités ;

• Participer à la mise en oeuvre des actions correctives ;

• Préparer les documents nécessaires aux audits ;

• Contribuer au maintien de la certification Qualiopi et des éventuels agréments applicables ;

• Participer à l'amélioration des outils et pratiques administratives.

Accueil et accompagnement des situations particulières

• Identifier les besoins spécifiques signalés par les apprenants ;

• Transmettre les demandes d'adaptation au référent ou responsable concerné ;

• Faciliter la mise en place des aménagements validés ;

• Veiller à la bonne information des formateurs ;

• Respecter la confidentialité des informations communiquées ;

• Contribuer à l'égalité d'accès et au bon déroulement des parcours.

Reporting et coordination interne

• Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité pédagogique ;

• Suivre notamment :

  • Le nombre d'apprenants inscrits ;

  • Le remplissage des sessions ;

  • Les dossiers incomplets ;

  • Les absences, retards et abandons ;

  • Les documents en attente ;

  • Les évaluations et résultats ;

  • Les attestations restant à transmettre ;

  • Les niveaux de satisfaction.

• Préparer les points de suivi avec le ou la Responsable adjoint(e) du centre ;

• Signaler rapidement les difficultés ou situations urgentes ;

• Participer aux réunions de coordination ;

• Faciliter la circulation des informations entre les pôles pédagogique, commercial, qualité et recouvrement.

Le profil recherché

Vous disposez d'une première expérience en gestion administrative, assistanat pédagogique, planification ou suivi de dossiers.

Une expérience au sein d'un organisme de formation, d'un CFA, d'une école, d'un établissement d'enseignement ou d'une structure d'accompagnement vers l'emploi est particulièrement appréciée.

Vous êtes à l'aise avec :

• La gestion administrative de plusieurs dossiers simultanément ;

• L'accueil téléphonique et physique ;

• La planification de sessions et d'intervenants ;

• La rédaction d'e-mails et de documents professionnels ;

• Le contrôle et le classement de pièces justificatives ;

• Les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook ;

• L'utilisation d'un logiciel de gestion de la formation.

La connaissance de Qualiopi et de l'environnement de la formation professionnelle constitue un véritable atout.

La connaissance du secteur aéroportuaire n'est pas indispensable : une formation aux offres et spécificités d'AIR JOB ONE sera assurée lors de votre intégration.

Vos qualités

Nous recherchons une personne :

• Organisée, rigoureuse et méthodique ;

• Réactive et capable de gérer les priorités ;

• Dotée d'un excellent relationnel ;

• À l'aise avec les apprenants et les formateurs ;

• Patiente, disponible et orientée solutions ;

• Vigilante sur la conformité des dossiers ;

• Capable de travailler avec plusieurs interlocuteurs ;

• Fiable dans le respect des délais ;

• Attachée à la qualité de service ;

• À l'aise dans un environnement rythmé et évolutif.

Conditions du poste

• Contrat : CDI à temps plein ;

• Localisation principale : Roissy-en-France (95) ;

• Déplacements ponctuels possibles à Orly ;

• Rattachement : Responsable adjoint de centre de formation ;

• Rémunération : selon profil et expérience ;

• Horaires : Planning Jour;

• Prise de poste : Septembre.

Pourquoi rejoindre AIR JOB ONE ?

Vous rejoindrez un organisme de formation spécialisé et participerez concrètement à la réussite des parcours professionnels de nos apprenants.

Votre action contribuera directement à :

• Garantir une organisation fluide des formations ;

• Sécuriser la conformité des dossiers ;

• Améliorer l'expérience des apprenants et des formateurs ;

• Faciliter les échanges entre les différents pôles ;

• Accompagner le développement d'AIR JOB ONE à Roissy et Orly.