Assistant de Direction - CDI Temps Plein H/F Aesio Santé

AESIO Santé, pour son groupement Mutualité française Loire - Haute-Loire - Puy-de-Dôme SSAM, recrute pour La Résidence Mutualiste l'Embellie et SAVS Mutualiste Vivre la Vie située à Saint-Etienne, un(e) Assistant(e) de Direction H/F en CDI à temps complet.

Poste à pourvoir dès que possible.

La Résidence Mutualiste L'Embellie est un établissement privé à but non lucratif géré par la Mutualité Française Loire SSAM. Elle accueille les personnes déficientes intellectuelles avancées en âge. Elle comprend un foyer de vie, un foyer d'accueil médicalisé et un accueil temporaire.

L'établissement SMAVS Vivre la Vie ( Service Mutualiste d'Accompagnement à la Vie Sociale ) est un service d'accompagnement des personnes adultes déficientes intellectuelles ou présentant un handicap psychique en capacité d'autonomie. Le service intègre un dispositif dédié à l'accompagnement de personnes présentant des troubles de la conduite alimentaire.

Vos missions :

Mission 1 : Gestion économique, financière et logistique de l'établissement (en relation avec la directrice de l'établissement)

- Être garant du processus de facturation résident

- Préparer le budget de l'établissement et en suivre l'exécution

- Suivre l'exécution mensuelle du budget ;

- Participer à la campagne budgétaire EPRD et ERRD par la préparation des cadres normalisés en lien avec la directrice

- Planifier et maîtriser la gestion budgétaire et financière pluriannuelle ;

- Être garant du processus de facturation (client et fournisseurs) de la préparation au suivi de l'encaissement et au suivi des demandes de renouvellement ;

- Participer aux relations avec les familles et avec les organismes de tutelles et de tarification ;

- Assurer le suivi des renouvellements administratifs (aides sociales, orientation MDPH, APL, etc. ...) ;

- Être garant de la gestion de la plateforme EZIO ;

- Assurer la gestion logistique et immobilière, la relation avec les fournisseurs et prestataires ;

- Veiller au respect de la gestion des problématiques sécuritaires notamment incendie : surveillance des locaux, -surveillance des branchements, tenue du registre de sécurité, formation obligatoire des personnels...

Mission 2 : Assurer l'accueil et le secrétariat de l'établissement / Participer à l'organisation et à la gestion de l'établissement

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

- Assurer le secrétariat courant et le suivi administratif des dossiers ;

-Actualiser les procédures administratives ;

- Organiser et gérer les approvisionnements ;

- Participer aux astreintes administratives.

Mission 3 : Contribuer à la démarche qualité

- Animer l'actualisation annuelle du plan bleu ;

- Participer au suivi des indicateurs ANAP et CPOM ;

- Participer à l'animation du COPIL ;

- Participer à la démarche d'amélioration continue dans son ensemble (PAQ, Audit, FEI, enquêtes, etc) ;

- Elaborer et rédiger différents documents (procédures, conduite à tenir, outils de la loi 2002-2, etc...) sous la responsabilité des professionnels compétents ;

- Contribuer à la mise à jour du logiciel métier.

Mission 4 : Apporter un appui au management des ressources humaines de la résidence

- Intervenir dans la gestion administrative des RH en appui au cadre de santé ;

- Animer l'actualisation du DUERP.

Mission 5 : Veiller à la communication au sein du site

- Relayer les informations reçues du Siege ou tout autre interlocuteur après de tous les professionnels concernés du site ;

- Mettre à jour et organiser l'affichage de tous les documents obligatoires ;

- Piloter la dynamique QVT du site en lien avec la directrice.