Agent Chargé de la Comptabilité et du Secrétariat - Mairie de Boulogne-Sur-Mer H/F

Communes

En collaboration et sous la responsabilité de la directrice du Quadrant vous assurez :
- La gestion comptable du réseau des bibliothèques du Quadrant
- Le secrétariat de la Direction

* Gestion comptable et budgétaire :
- Assurer le traitement des dépenses et des recettes du réseau Le Quadrant
- Établir et suivre les bons de commande
- Suivre les facturations et l'enregistrement des factures pour les acquisitions de livres à l'organisme de gestion collective La Sofia
- Tenir à jour les tableaux de bord financiers et les outils de suivi du budget du réseau
- Assurer le suivi des subventions (conventions, décisions, états de dépenses des financements accordés..)
- Contrôler les engagements comptables et les échéances de paiement
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service
- Assurer le suivi des dossiers d'amendes en collaboration avec l'agent dédié à cette mission

* Secrétariat et gestion administrative /
- Assurer l'interface administrative avec les services compétents de la ville, les fournisseurs et prestataires
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes-rendus, rapports, conventions, délibérations...)
- Gérer l'entrée des congés et des récupérations du personnel de la bibliothèque des Annonciades et de la Bibludothèque Damrémont dans le logiciel Astre RH.
-Assurer le suivi des tableaux relatifs aux congés, récupérations et heures supplémentaires, déclaration au service des ressources humaines
- En lien avec la direction, assurer le suivi des échéances de contrat
- Assurer avec la direction le suivi administratif relevant des marchés publics
- Assister la direction dans le suivi des projets et des activités du réseau
- Contribuer à la préparation des bilans d'activités, rapports annuels et participer à la collecte des données statistiques d'activité (dont les statistiques annuelles du ministère de la Culture)
- Gérer l'archivage physique et numérique des documents générés par les tâches comptables et du secrétariat
- Gérer le dossier de renouvellement des abonnements aux périodiques pour le Quadrant et pour la documentation de la ville.
- Assurer les réclamations en collaboration avec l'agent dédié à cette mission.
- Commander et gérer le stock des fournitures de bureau

* Particularités dans l'exercice du poste :
- Travail du mardi au samedi, avec tranches horaires incompressibles
- Travail en soirée ou le dimanche à l'occasion des manifestations du réseau
- Travail sur écran et utilisation quotidienne d'outils informatiques