Secrétaire - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F
Conseils départementaux
- Luxeuil-les-Bains - 70
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.
Il/elle assure à l'assistance administrative: instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.
ACTIVITES PRINCIPALES :
MISSION D'ACCUEIL
* Recevoir les personnes (accueil physique ou téléphonique);
* Recueil et analyse des demandes formulées par les usagers;
* Informer et renseigner en fournissant des indications orales ou des recommandations (utilisation de supports écrits tenus à jour pour la constitution de dossiers);
* Etablir un pré-diagnostic (valide la cohérence entre la demande posée et la possibilité d'apporter une réponse par l'offre de service);
* Conseiller et orienter les usagers, programmer les rendez-vous, orienter directement vers un travailleur social ou un service.
INSTRUCTION ET GESTION DES PROCEDURES SPECIFIQUES
* Saisie de données sur les logiciels métiers (Iodas et Excel);
* Vérification des critères d'accès et de la complétude des dossiers;
* Suivi du circuit de traitement;
* Tenue à jour des fichiers;
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Gestion du courrier
* Remise des chèques services à l'accueil aux usagers
ACTIVITES SECONDAIRES:
* Participer aux réunions de service;
* Archivage et classement des dossiers;
* Réceptionner, distribuer les chèques déjeuners et tenir la régie correspondante;
* Gérer les plannings (astreintes, réservation des bureaux), l'affichage (salles d'attente), les véhicules, les fournitures et les petits travaux.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :
* Moyens mis à disposition: bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service;
* Accès à la formation professionnelle;
* Respect du secret professionnel.
* Prestations sociales:
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;
- Adhésion au CNAS ;
- Titre restaurant avec participation employeur.
* RIFSEEP + CIA «sous réserve de la réalisation des objectifs fixés».
Le profil recherché
COMPETENCES RELATIONNELLES
* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance;
* Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes;
* Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence;
* Esprit d'équipe et travail en équipe;
* Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers;
* Adaptation de son mode de communication au public concerné.
COMPETENCES ADMINISTRATIVES
* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi;
* Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques;
* Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires.
* Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD);
* Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis;
* Discrétion, respect du secret professionnel;
* Rigueur et sens de l'organisation;
* Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.
Publiée le 31/07/2026 - Réf : O070260728000508
