Assistant du Maire et des Élus Chargé du Protocole - Mairie de Meylan H/F

Communes

L'équipe de direction est composée :
- D'une Directrice Générale des Services (DGS)
- D'un comité de direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)
- D'un.e Assistant.e de direction du DGS
- D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole
- D'un Chargé de mission transformation
- D'une Chargée de mission citoyenneté
Le poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e de direction du DGS.
L'assistant.e entretient des relations fonctionnelles étroites avec :
- Le cabinet du maire (coordination des agendas des élus, suivi des courriers, organisation des événements protocolaires, circulation de l'information institutionnelle)
- Les services municipaux concernés par l'organisation des cérémonies et manifestations
- Les élus municipaux dans le cadre de leurs missions institutionnelles

Secrétariat des élus
- Gestion des agendas des élus (prise de rendez-vous, organisation des réunions)
- Accueil téléphonique et physique pour les élus
- Gestion des courriels et du courrier entrant/sortant des élus
- Rédaction de courriers administratifs et institutionnels
- Gestion des parapheurs
- Organisation des audiences des habitants, associations et organismes extérieurs
- Interface administrative entre la direction générale et le secrétariat des élus
- Accueil administratif d'un nouvel élu (accès, matériel, information)
- Organisation des astreintes des adjoints

Protocole et événements
- Organisation des événements protocolaires (cérémonies commémoratives, voeux, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)
- Gestion du fichier des contacts protocolaires
- Organisation des rencontres institutionnelles (jumelages, partenariats)
- Présence logistique lors des cérémonies et manifestations officielles
- Organisation du recrutement des assesseurs lors des élections
- Accueil physique des visiteurs, partenaires et délégations reçus par les élus (installation, logistique de salle)
- Mise en forme de supports de présentation (diaporamas, dossiers de séance)

Missions secondaires
- Contribution ponctuelle à des tâches administratives transversales à la demande du DGS

Missions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e de direction du DGS
- Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e de direction du DGS, la continuité des missions essentielles de l'assistanat de direction : gestion de l'agenda, accueil physique et téléphonique et suivi des parapheurs