DR.VETO recrutement

Secrétaire d'Accueil H/F DR.VETO

  • Civrieux - 01
  • CDD
  • Travail de jour
  • Télétravail occasionnel
  • Bac
  • Bac +2
  • Secteur informatique • ESN
  • Exp. 2 à 3 ans
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Détail du poste

Sous la responsabilité de la Responsable d'établissement, le/la Secrétaire d'accueil assure l'accueil, gère le courrier et les services généraux et participe au bon fonctionnement de l'établissement.

Vos principales missions :

  • Assure l'accueil téléphonique et physique
  • Gère le courrier (réception, distribution, préparation et envoi) dont le courrier externalisé
  • Gère les mailings des documents/produits dans les bacs des clients (ciblages)
  • Organise l'envoi des fournitures d'imprimerie (badges, cartes de visites, carnet d'ordonnances, etc.) vers les clients
  • Gère les achats de frais généraux et fournitures de bureaux et achats divers
  • Gère l'envoi externalisé des factures (NEOPOST aujourd'hui et autres prestataires)
  • Gère les tripartites (rapprochement, mise sous pli et envoi)
  • Gère les réservations d'hôtels, les prêts de véhicules et déplacements des salariés (saisie des justificatifs dans KIMOCE ou tout autre outil utilisé)
  • Participe à l'organisation des manifestations locales et évènements (réunions du personnel, congrès régionaux...) sur site en lien avec les autres services (aménagement de la salle/des espaces, achat de nourriture et éventuels consommables, ...) (Dans le cadre de l'organisation de réunions/séminaires, il est nécessaire que la personne soit en capacité de déplacer des tables (sur roulettes) et d'empiler des chaises.)
  • Coordonne l'enlèvement des déchets (piles, ampoules, déchets des imprimantes...)
  • Peut-être amené(e) à effectuer tout travail de secrétariat (envoi de factures, rédaction de courriers,...) ou tâches diverses en lien avec le bon fonctionnement de l'établissement
  • Remonte à son responsable toute information liée à son activité
  • Effectue les missions déléguées par le responsable d'établissement
  • Peut effectuer le relevé quotidien/hebdomadaire/mensuel des températures dans l'entrepôt et à l'intérieur des colis expédiés aux clients si besoin selon les règles et modalités en vigueur dans l'établissement


    • Vous serez éventuellement amené(e) à travailler avec le service Client, sous la responsabilité de la Manager Relation Clients, sur les missions suivantes :

  • Effectue l'accueil téléphonique des clients et réalise les tâches d'exploitation commerciale afférentes (gestion des litiges clients, saisie et suivi de commande, éditions diverses, ...). Il (elle) s'assure du traitement de la demande du client dans sa globalité et dans les plus brefs délais.
  • Fidélise les clients :
  • En qualité d'interlocuteur de référence et par sa connaissance des conditions commerciales, leur apporte informations et services adaptés (alcyon.com)
  • Alerte l'interlocuteur concerné (en conformité avec la procédure en vigueur) sur toute anomalie ou sur toute opportunité constatée
  • Assure la gestion administrative de son activité
  • Réalise l'ensemble des tâches administratives liées à sa fonction (rappels de lots, relances téléphoniques lors des formations, commandes de produits d'agrément...)
  • Renseigne le CRM
  • Remonte toutes informations liées à son activité à sa hiérarchie



    • Temps de travail hebdomadaire : 36h30

    Planning :

    Lundi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30

    Mardi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30

    Mercredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h

    Jeudi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30

    Vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 16h

    (Une pause de 10 minutes (non rémunérées) est décomptée chaque matinée et chaque après-midi)

    Le profil recherché

    Profil :

    Bac à Bac +2 en secrétariat, assistanat, gestion administrative, commerce ou assitanat ou équivalent

    Première expérience réussie en :

  • Accueil / standard
  • Secrétariat administratif
  • Gestion de services généraux
  • Relation clientèle


    • ✔ Compétences

    Maîtrise des tâches administratives (courriers, facturation, mise sous pli, mailings)

    Capacité à gérer le volume d'appels entrants

    Gestion des fournitures et des achats courants

    Organisation logistique (réservations, déplacements, événements)

    Bonne maîtrise du Pack Office et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, ERP de gestion de la relation client, CRM)

    Aisance avec les outils informatiques

    Utilisation d'outils d'affranchissement / externalisation du courrier (type Neopost)

    ✔ Qualités personnelles

    Excellent relationnel : à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique

    Sens aigu du service interne et externe

    Discrétion & confidentialité

    Rigueur, organisation et fiabilité

    Réactivité

    Capacité à travailler en équipe


    Infos complémentaires

    26000 à 28000 Euros/Year

    La carte

    115 Rue Georges Charpak

    01390 Civrieux

    Localiser le poste

    Publiée le 29/07/2026 - Réf : REF107642

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