Chargé d'Accueil et d'Administration H/F
S.E.D.N.A Aeria
- Marseille 13e - 13
- CDI
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
Les compétences pour ce job
Détail du poste
Rattachement hiérarchique : Directeur établissement / Adjoint de direction
Définition de mission : Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.
1/Description des missions et activités principales
Accueil et secrétariat
o Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).
o Réceptionner et trier le courrier de la résidence.
o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.
o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.
o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.
Gestion administrative et commerciale :
o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.
o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champ de compétences ou à la demande des chefs de service.
o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations prospect.
o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.
o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.
o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.
2/Contributions
A la demande de la direction, participe activement aux commissions, sessions de formation et d'information proposées au sein de l'établissement et applique les recommandations et les directives SEDNA.
o Participer aux projets groupe
Le profil recherché
Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Bac pro métiers de l'accueil,Bureautique et outils collaboratifs,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Langues: Français exigé
Permis: B mention 79.06 (= EB) souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 28/07/2026 - Réf : 211SVRH
