Secrétaire H/F

Compagnons Batisseurs Ile de France

L'association Compagnons Bâtisseurs Ile-de-France recherche sa secrétaire (H/F) placé.e sous la responsabilité de la Directrice Adjointe.
Vous avez pour missions :
Coordination des moyens généraux : 60%
-Passer les commandes de matériel (informatiques et bureautique) ranger le matériel de bureau dès réception, et le mettre sous clé
-Suivre la flotte de véhicule en lien avec les référents véhicule (déclarations, vignettes, contrôle technique)
-Suivre la flotte de matériel informatique et téléphonie en lien avec la directrice adjointe.
-Être la personne référente en cas de problème sur PC ou téléphone et accompagner les démarches de réparation.
-Suivre les fournisseurs/ abonnements fluides, assurance, téléphonie, etc. pour les différents locaux de l'association. Envoyer les factures à la comptabilité sur demande.
Appui administratif / RH : 20%
-Embauches : Mettre en ligne les offres d'emploi et préparer le travail pour la Direction afin de faciliter le traitement des candidats, gérer les documents de base permettant la déclaration de futurs salariés (mutuelle, Urssaf, TR, paie, médecine du travail.),
-Intégration : Gérer l'arrivée des nouveaux salariés (création DUE, rdv médecine du travail...)
-Être en maîtrise des outils de la médecine du travail, de la mutuelle et de la prévoyance afin d'assurer le suivi des situations des salariés
-Suivre et organiser les formations salariées, en collaboration avec la Directrice adjointe, et s'assurer du remboursement des frais par l'OPCO (dossier de remboursement, tableau de reporting, réservation de salle)
-Préparation des payes : appui de la direction dans la préparation sur l'outil dédié des variables de paie (titres de transports, arrêts maladie, tickets restaurant, etc.) et coordination avec la prestataire paye
Secrétariat accueil 20% :
-Assurer l'accueil au sein du siège de l'association 4 jours par semaine (recevoir les courriers et colis, accueillir les personnes qui s'y présentent)
-Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques/postales/mails et assurer le premier niveau de contact entre la structure et l'extérieur.
-Organiser et coordonner la transmission et rédaction de documents et d'informations à destination de l'équipe,
-Trier, Classer, saisir et présenter des documents pour la structure à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte
-Archivage papier et numérique des pièces
-Participer à la vie de la structure (appui à l'organisation de réunions régionales et de l'AG)
Profil et compétences nécessaires :
- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier,
- Déceler les urgences et définir des priorités
- Être force de proposition et d'organisation,
- Déceler les erreurs et rechercher les sources d'information,
- Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées,
- S'adapter à des tâches diverses, à un rythme et des méthodes de travail spécifiques,
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement de l'association,
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Expérience dans un poste similaire dans un contexte associatif ou social est un plus
Les conditions :
- CDI
- Entre 2550 et 2630 € bruts mensuels selon expérience (CCN de l'animation).
- Poste à pourvoir au 20/03/2026
- Possibilité 80%
- Votre candidature : ENVOYEZ Lettre de motivation + CV par mail avec la référence « SECRETAIRE_SIEGE_2026_3 »
A compétences égales, nous donnons priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.