Assistante Administrative - Commune de Baie-Mahault H/F

Communes

Missions Principales
- Participer à l'organisation pratique de la Coordination Administrative
- Transmission et suivi des mails de la ville
- Suivre et gérer l'organisation des dossiers
- Secrétariat et assistance de la direction générale des services


Spécificités du Poste
- Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Horaires variables et pics d'activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative
- Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité
- Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Principales
Attributions/Activités Spécifiques

Principales Attributions:

- Apporter une assistance à la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative du Pôle Stratégique dans ses missions
- Enregistrer le courrier arrivé
- Réceptionner, filtrer et diffuser les informations
- Réaliser la saisine de documents et contenus divers
- Mettre en forme tous types de courriers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible
- Anticiper les commandes de fournitures
- Assurer la gestion du stock de fournitures et de matériel
- Traite les mails de la ville et en effectue le suivi
- Effectue des visites de terrain « sinistres, doléances, écoles» et rédige les compte rendus
- Rédige de manière autonome les e-mails et répond aux administrés
- Elabore des rapports à la demande de la Coordinatrice et de la directrice générale des services
- Participe à l'organisation de réunions, d'événements et de séminaires
- Effectue des missions ponctuelles d'assistance et de secrétariat à la Coordination Administrative
- Elabore et mets à jour des tableaux de bord et de suivi des doléances des administrés
- Renseigne les tableaux de suivi des activités de la Coordination Administrative
- Reçoit, filtre, transmets les messages téléphoniques et les courriers
- Assure la prise de note de rédaction des procès verbaux de réunion de direction ou de service
- Assure la gestion décentralisée des congés et des absences du Pôle Stratégique
- Assure le suivi des finances de la Direction Générale et du Pôle Stratégique
-
Activités spécifiques :

- Assure le suivi des doléances des administrés
- Gère le courrier de la Direction Générale
- Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s'inscrivant dans le cadre des missions
- Missions définies, suivie et évaluées par la Coordinatrice Administrative et la DGS

Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l'exercice de ses missions de courriers (e-mail)
- Autonomie relative dans l'organisation de son travail d'assistante
- Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Relations fréquentes avec le public