Assistant·e de Cabinet de la Présidence - 279 H/F
Université de Toulouse
- Toulouse - 31
- CDD
- Bac +2
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Missions :
L'assistant.e du cabinet assure:
-L'appui à la gestion courante du cabinet
-l'assistance logistique et administrative de la présidente et des son équipe
Activités:
Organiser l'activité professionnelle de la présidente et de l'équipe
Gestion des agendas et prises de rendez-vous
Planification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)
Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers)
Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention de la présidente et du cabinet
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
Gestion du courrier entrant et sortant
Mise en forme de documents
Classement et archivage de dossiers
Suivi du circuit des parapheurs
Gestion et traitement de la messagerie
Appui à l'organisation générale du cabinet:
Définir et mettre en oeuvre des procédures de gestion et d'organisation facilitant le traitement de l'information interne et externe
Participation à des projets transversaux portés par la présidence
Participation à l'organisation des réceptions, cérémonies, et événements
Mise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bord
Mise à jour de l'intranet
Participation et rédaction de comptes rendus de réunions
Participation aux réunions de direction de l'équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décision
Conditions particulières:
Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu'une capacité à gérer des situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail.
Le profil recherché
CONNAISSANCES:
- Bonne connaissance des circuits de l'université et de la règlementation de base qui régit l'université
- Parfaite maitrise des tâches d'assistance de direction
- Techniques d'élaboration de documents
SAVOIRS-FAIRE:
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir s'exprimer oralement avec aisance
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Avoir de réelles qualités rédactionnelles
- Mettre en oeuvre les techniques de classement
SAVOIRS COMPORTEMENTAUX :
- Qualités relationnelles
- Esprit d'équipe
- Autonomie
- Sens de l'initiative
- Sens de l'organisation
- Loyauté
- Rigueur/Fiabilité
- Disponibilité et discrétion
Diplôme BTS Support à l'action managériale souhaitée
Expérience similaire fortement recommandé.
Compte tenu de la fermeture administrative de l'Université du 26 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période
Bienvenue chez Université de Toulouse
Le cabinet assiste la présidente et les membres de l'équipe politique dans la réalisation de l'ensemble de leurs missions, notamment en assurant le lien avec les services de l'administration placés sous la direction du Directeur Général des Services.
L'assistant.e de cabinet est placé.e sous l'autorité directe de la cheffe de cabinet.
Publiée le 23/07/2026 - Réf : 2026-2231970
