Assistant Administrative H/F Equans France

Description de l'emploi:

Equans Data Centers, marque d'Equans, groupe Bouygues recherche sa/son futur(e) : Assistant(e) Administrative (H/F)

📍 Basé(e) à Guyancourt
🗓 CDI - Dès septembre 2026

👷 Présentation du Groupe

Le Groupe Bouygues est un acteur mondial dans les secteurs du BTP, des énergies, des télécoms et des médias, structuré autour de 6 métiers : Bouygues Construction, Immobilier, Colas, TF1, Bouygues Telecom, et Equans.

Equans est aujourd'hui le leader mondial des services multi-techniques, grâce à ses entités Ineo, Axima et Bouygues Energies & Services, et à l'engagement de ses 97 000 collaborateurs dans plus de 20 pays.

🔌 L'entité que vous rejoignez

EQUANS Data Centers regroupe la BU Data Centers France (~130 collaborateurs), et deux nouvelles entités : Modular Solutions, qui ambitionne d'offrir des solutions industrielles modulaires et préfabriquées pour nos clients ; et Data Centers Europe, dont le rôle est de développer l'activité au-delà des pays « strongholds » que sont la France, l'Italie et le UK.

Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une entreprise leader dans des secteurs en pleine expansion tels que les Data Centers !

Envie d'en apprendre davantage sur notre division Data Centers ?

👉 Cliquer ici pour découvrir les enjeux des Data Centers et ici pour découvrir la marque Equans Data Centers.

🎯 Votre challenge à nos côtés

Sous la responsabilité de la Responsable du service administratif, vous collaborerez activement avec l'ensemble des équipes afin de mener à bien vos missions.

Missions :

Interface pour la BU :

• Gestion pour les affaires des NDA (création, envoi en signature via DOCUSIGN, mise à jour du tableau de suivi et classement) ;
• Interface concernant les dysfonctionnements dans le service ;
• Gestion abonnements et licences techniques, gestion des commandes de fournitures, des EPI, et des véhicules locations courtes durée ;
• Suivi du plan de classement du serveur de la BU, mise à disposition des documents administratifs relatifs aux appels d'offres, maintiens à jour d'une partie des documents, procédures et plateformes administratives relatifs aux fournisseurs ;
• Gestion du courrier.

Interface service commercial :

• Organisation de réunions récurrentes avec réservation déjeuner ;

Gestion informatique pour la BU :

• Gestion du pack informatique des embauches et sorties collaborateurs : Interface avec le service RH pour collecte les informations, création des comptes informatiques et outils informatiques (ordinateurs, téléphones...), gestion des retours d'ordinateurs ainsi que des licences et accès informatiques liés aux départs de salariés...
• Pointage des factures informatiques (PC/MOBILE etc.), suivi et mise à jour des process, achats de fournitures informatiques (stations d'accueil etc.), support dysfonctionnement au sein de la BU...

Gestion des contrats de prestation :

• Echange avec les prestataires et établissement des contrats pour la DT et les contrats multisites ;
• Envoi pour signature, suivi tableau, contrôle AT, suivi de la facturation, gestion de l'arrivée des prestataires, collecte des documents contractuels, gestion des départs pour l'ensemble des contrats de prestation de la BU ;
• Mise en signature via DOCUSIGN des DGD.

Gestion des délégations de signature :

• Création des délégations de signature ;
• Suivi des ouvertures chantiers ou changement d'organigrammes ;
• Mise à jour des tableaux de suivis ;
• Mise à jour de la procédure PROCESS des DELEGATIONS ;
• Interface avec le service juridique pour la mise en conformité ou changement.

Gestion des pointages :

• Enregistrement des pointages sur affaires de façon mensuelle (entre 60 et 80 pointages).

Des déplacements ponctuels sur chantier sont à prévoir !

🧠 Le talent que nous recherchons

Vous êtes issu(e) d'une formation de niveau Bac ou de niveau III (BTS), avec un cursus secrétariat et/ou vous disposez d'une expérience d'au moins 5 ans sur des missions similaires, et de préférence dans le domaine du BTP.

Ce qui fera votre réussite sur le poste ?

• Votre maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et d'Internet (recherche d'informations sur le client et les partenaires, consultation de sites et de bases de données...) ;
• Votre capacité à vous exprimer à l'écrit comme à l'oral. Vos techniques de communication seront aussi appréciées (accueil du public, communication interne...) ;
• Vos compétences en gestion documentaire ;
• Vos notions de la réglementation des marchés publics ;
• Vos capacités à coordonner, planifier, à travailler sur différents dossiers en parallèle ainsi que votre capacité d'organisation ;
• Votre écoute, curiosité et disponibilité.

🌟 Les avantages à nous rejoindre

• Rémunération sur 13 mois + prime vacances (30 % congés payés BTP)
• Intéressement et participation
• PEE & PERCOL - actionnariat salarié Bouygues
• Avantages CSE : chèques vacances, rentrée scolaire, culture, etc.
• Mutuelle & Prévoyance (ex : Pro BTP)
• Mobilité, accompagnement personnalisé et accès à des parcours de formation structurés
• Télétravail sous réserve que le poste le permette et en accord avec le manager
• Remboursement des frais de transport en commun à 100% ou Véhicule de Fonction suivant le niveau du poste
• 11+1 jours de RTT / an

🤝 Notre processus de recrutement

• Un premier échange avec le recruteur
• Un à deux entretiens avec le Manager ou Responsable Opérationnel
• Possibilité d'un échange final avec autre intervenant RH ou direction opérationnelle

L'avancement du processus vous sera communiqué : transparence et bienveillance sont nos engagements !

♻️ Notre engagement

Chez Equans, nous croyons aux talents pluriels. Ce poste est ouvert à toute personne en situation de handicap.
Nous menons une politique active de diversité, d'inclusion et de sécurité, pilier de notre culture d'entreprise.

🔎 En savoir plus sur nos engagements :
impact - notre démarche RSE
diversité & inclusion chez Equans