Assistante de Direction H/F

Hopital de Puget Theniers

Le CH de PUGET THENIERS recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein .
L'assistant(e) de direction accompagne les directeurs afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.
En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers
Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.
I-MISSIONS PRINCIPALES
1. Mise en oeuvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction
- Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda de la Direction
- Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales, techniques
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, délibérations
- Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information
- Rédaction, suivi et classement des conventions
- Archivage des documents institutionnels : organiser, classer et archiver les supports (en versions papiers et numériques) selon un classement clair
- Mise à jour de divers annuaires, organigrammes, documents et données institutionnels
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus
- Diffusion des comptes-rendus et procédures par voie électronique ou par papier et par voie d'affichage dans les services
- Préparation et suivi de dossiers
- Mise à jour des documents dématérialisés sur le serveur et diffusion des documents sur l'intranet
- Gestion du planning d'occupation des salles de réunion, de réservation de matériels
- Gestion du planning d'occupation des chambres de garde, de réservation et logistique ménage/clef
- Coordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs et mettre en place des outils qui facilitent l'intégration
- Réaliser des veilles thématiques et juridiques (évolutions législatives et règlementaires, nouveaux enjeux) ;
2. Courriers
- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l'établissement
- Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs
- Saisie des courriers émanant de la Direction et du service RH le cas échéant
- Mise à jour des modèles de courriers à disposition sur Intranet
3. Enquêtes :
- Coordonner et/ou répondre aux différentes enquêtes envoyées par les autorités, collecter les informations
nécessaires et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services concernés.
4. Instances :
- Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l'établissement
- Rédaction de notes et d'avis pour les instances consultatives et délibératives
- Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès-verbaux.
- Préparation des documents de présentation (trame type PowerPoint, documents annexes)
- Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informations
les concernant
- Elaboration du rapport d'activité annuel
5. Communication :
- Rôle de référent communication au sein de l'établissement

Diplôme de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction ou en secrétariat (type BTS SAM ou DUT GEA).
Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.
Quotité hebdomadaire de temps de travail 37h30.
Cycle de travail : Du lundi au vendredi
Nombre de Congés Annuels (année pleine) 25 CA + 15 RTT