CDI - Responsable Gestion Documentaire H/F Naval Group

Le site de Brest accueille des activités de maintien en condition opérationnelle et de modernisation de navires de surface et de sous marins de la Marine nationale, d'exploitation et de maintenance des infrastructures et bases navales, et de soutien logistique de systèmes complexes, ainsi que certaines activités transverses comme les systèmes d'information et les services comptables.

Le service PMO, rattaché au département Architecture Et Programme de la direction Ingénierie Infrastructure Marine (SII), est composé d'une équipe multi métiers au service de l'entité et des programmes. Le périmètre de couverture du service PMO porte sur les éléments de missions suivants :

· Management de Projet,
· Planification de projet,
· Gestion de configuration,
· Gestion documentaire.

La gestion documentaire consiste en la réalisation d'un ensemble d'activités déroulé sur les différentes phases d'un projet :

· En phase de lancement du projet : La mise en place du référentiel de gestion documentaire et méthodes outillées associées,
o Mettre en place la procédure, les outils et les indicateurs de suivi relatifs à la gestion documentaire
o Structurer les arborescences de gestion documentaire et consolider la liste prévisionnelle des documents du Work-Package (Projet)

· En phase de réalisation du projet : Le pilotage des flux documentaires et le suivi de l'avancement physique de production,
o Gérer les livraisons documentaires liées aux jalons contractuels
o Tenir à jour la liste des livrables du Work-Package (Projet)
o Animer et maîtriser le processus de validation documentaire
o Collecter et enregistrer les éléments de traçabilité de la bonne réalisation du processus de vérification
o Gérer l'intégralité de la documentation technique du projet (réception, diffusion, archivage) dans le respect de la procédure de gestion documentaire (vérification de la conformité des documents). Documents aux formats papier et/ou électronique
o Suivre les retards documentaires, alerter et relancer les équipes programmes
o Garantir les diffusions documentaires vers les différents acteurs et contributeurs
o Remonter les informations nécessaires sous forme de reporting mensuel et d'indicateurs
o Être force de proposition pour l'amélioration des processus de gestion documentaire et de pilotage

· En phase de clôture du projet : La clôture documentaire et l'archivage
o S'assurer du bon enregistrement de l'ensemble de la documentation dans les outils et base de données
o Produire les indicateurs et rapports de clôture de l'activité gestion documentaire
o Clôturer les bases de données et l'archivage de la documentation
o Collecter et formaliser le retour d'expérience de l'activité de gestion documentaire