Assistant ou Assistante Pédagogique H/F

Université de Tours

Mission principale :

Contribuer à l'organisation pédagogique dans deux départements pédagogiques de l'IUT de Tours en veillant à l'application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.
Activités :

Accueillir et informer et orienter les étudiants, les enseignants et les intervenants professionnels et les personnes extérieures.

Transmettre et faire circuler l'information interne et externe

Gérer le courrier, les courriels et traiter les communications téléphoniques
Réceptionner et distribuer le courrier, les colis, les tirages de l'imprimerie centrale livrés pour le département
Créer et suivre les tickets PAL pour répondre à des dysfonctionnements ou des besoins du département.
Participer à l'organisation du parcours pédagogique de l'étudiant

Suivre les candidatures et éditer les procès-verbaux d'admission sur l'application E- candidat - publier les avis sur les candidature sur E-candidat (pour les accès passerelles dans les BUT)
Constituer les dossiers des étudiants
Réaliser les modélisations de maquettes dans APOGEE en cas de modifications de maquettes
Gérer les inscriptions pédagogiques et les groupes dans APOGEE
Éditer les listes d'émargement
Réaliser les trombinoscopes des étudiants
Saisir les notes dans APOGEE en vue de la préparation des délibérations de jurys
Éditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notes
Saisir et classer les motifs d'absences sur l'application dédiée
Organiser matériellement les soutenances, préparer les salles, envoyer les lettres de remerciement, gérer les emprunts de rapports de stage
Consulter les emplois du temps sur l'application dédiée ADE CAMPUS et transmettre les demandes de modifications à l'équipe enseignante chargée de la gestion des emplois du temps
Dans l'un des deux départements, assurer le suivi et l'édition des bulletins de notes des étudiants d'échanges, entrants et sortants, et transmission au service des relations internationales et assurer le suivi des vaccinations obligatoires pour les étudiant.es d'un parcours de formation, sur les 3 années et faire le lien entre les étudiant.es, le Service de santé étudiant et les responsables de formation
Assurer les tâches de secrétariat

Assurer la saisie des heures d'enseignement pour les vacataires et les enseignant.es permanents dans l'application SAGHE
Gérer des documentations diverseset gérer le classement et l'archivage des documents
Gérer les réservations de salles dans ADE CAMPUS
Saisir les demandes d'achats du départements dans l'outil Teams dédié et les ordres de mission sur SIFAC+
Réceptionner les pièces justificatives pour les états de frais
Organiser les déplacements pour les professionnel.les, les enseignant.es et les étudiant.es
Gérer les flux de fournitures du bureau et autres consommables