Secrétaire Peps H/F

ARS

Placé(e) sous l'autorité des cheffes de service, le/la secrétaire assure la gestion administrative et le soutien organisationnel des deux pôles de la MECS PEPS, établissement accompagnant des jeunes âgés de 14 à 21 ans en difficulté sociale.

Ses missions principales sont :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des jeunes, familles et partenaires, en garantissant la qualité de l'écoute et la confidentialité des échanges.
- Assister l'équipe éducative et la direction dans la gestion quotidienne, la préparation des réunions, la rédaction et la diffusion des documents.
- Assurer la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs, courriers et tableaux de bord.
- Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers des jeunes accompagnés, dans le respect des procédures internes et du RGPD.
- Contribuer au suivi des activités du service, notamment la facturation, les commandes, les statistiques et les échéances de mesure.

Vos activités :
1. Accueil et secrétariat courant
- Accueillir le public (jeunes, familles, partenaires) et répondre aux sollicitations téléphoniques ou par mail.
- Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et archiver les courriers.
- Rédiger et mettre en forme des documents professionnels variés (notes, comptes rendus, convocations, bilans, statistiques).
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, gérer les agendas partagés.
- Classer et archiver les dossiers selon les procédures internes.
2. Gestion administrative des dossiers
- Créer et actualiser les dossiers administratifs des jeunes accompagnés.
- Assurer la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier.
- Suivre les échéances de mesures et relancer les partenaires si nécessaire.
- Participer à la formalisation et à la mise en page des écrits professionnels transmis aux magistrats ou à l'ASE.
3. Suivi budgétaire et logistique
- Suivre les commandes et les stocks de fournitures des trois services.
- Préparer les éléments de facturation et établir les tableaux de suivi correspondants.
- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et statistiques d'activité.
4. Appui à la coordination interne
- Faciliter la circulation des informations au sein de l'équipe et entre les pôles.
- Garantir la confidentialité et la fiabilité des données traitées.
- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et de communication.

Conditions :
35 /semaine- 9h00- 17h00 du lundi au vendredi

Lieux de travail :
2 jours sur l'internat 13013 et 3 jours sur l'externat 13001

Profil :
- Diplôme : BTS Assistant de direction ou BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Maîtrise du français écrit et oral, excellente orthographe
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs
- Esprit d'initiative et capacité à proposer des évolutions de pratiques administratives
- Une connaissance de la protection de l'enfance serait appréciée
- Convention Collective 66 - Technicien qualifié

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