Offre d'Emploi Assistant Administratif & Qualité H/F
Formasport Var
- Pignans - 83
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 6 mois min.
Les missions du poste
Dans le cadre de la structuration de notre démarche qualité et de la gestion de nos flux d'apprentis, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Qualité à temps partiel (21h/semaine sur 3 jours). En collaboration directe avec la direction et l'équipe administrative vous serez la clé de voûte de la gestion de nos promotions et du maintien de notre conformité réglementaire. Vos missions s'articuleront autour de 3 axes majeurs :
1. Gestion des Dossiers d'Admission & Suivi Alternance Prendre en charge le parcours administratif complet des apprentis, de la candidature à l'entrée en formation. Constituer, vérifier et valider la conformité des contrats, des dossiers d'admission et des relations avec les OPCO (financements). Suivre la complétude des livrets d'apprentissage et assurer la liaison administrative quotidienne avec les apprentis et les entreprises partenaires
2. Formalisation & Suivi Qualiopi via Digiforma. Alimenter et centraliser quotidiennement les éléments de preuve exigés par le Référentiel National Qualité (RNQ) directement sur notre ERP (Digiforma). Suivre les indicateurs clés de performance de l'organisme : collecte des questionnaires de satisfaction (apprentis/entreprises), suivi de l'assiduité et traitement des évaluations. Participer à la mise en conformité des process (y compris le suivi des grilles d'accessibilité pour les publics en situation de handicap avec le référent dédié).
3. Relation avec le Certificateur & Aide aux Audits. Assurer l'interfaçage administratif avec notre organisme de certification Qualiopi (planification, échanges de pièces). Préparer minutieusement les dossiers de preuves en vue des audits de surveillance ou de renouvellement de la structure.
Le profil recherché
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,connaissance du domaine de la formation,Utilisation de DIGIFORMA
Permis: B mention 79.06 (= EB) souhaité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Bienvenue chez Formasport Var
Publiée le 16/07/2026 - Réf : 211FGDS
