Assistant de Gestion Administrative - Commune de Kani Keli H/F

Communes

L'assistant ou l'assistante de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il ou elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

- Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, recevoir filtrer et réorienter les courriers électroniques, saisir des documents de formes et de contenus divers, gérer et actualiser une base d'informations, rechercher des informations notamment réglementaires, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion, rédiger des documents administratifs, tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, enregistrer ou saisir des données informatiques, rédiger des comptes-rendus.
- Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, orienter conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, conseiller les usagers et agents sur les procédures, rédiger des notes synthétiques, surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, trier classer et archiver des documents, synthétiser et présenter des informations, rechercher et diffuser des informations, préparer les dossiers pour les instances, identifier les sources de documentation.
- Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous, renseigner des tableaux de suivi des activités du service, assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, utiliser des logiciels et des progiciels.