Assistant du Secretariat General - Com Agglo Dembeni - Mamoudzou H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale

Il/Elle assure l'assistance administrative, organisationnelle, logistique du Directeur Général Adjoint- Secrétaire Général. Il/Elle garantit le bon fonctionnement du secrétaire général, la coordination administrative des directions rattachées et le suivi des dossiers relevant du périmètre du DGA.

Mode de recrutement
Mutation, détachement ou contractuel avec une expérience significative sur des fonctions similaires dans la FPT.

Rémunération :
La rémunération sera fixée par référence aux grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs et des attachés territoriaux + RIFSEEP+ CNAS.

Missions principales :

Assurer le secrétariat et l'assistance du DGA- Secrétaire Général
Organiser et gérer l'agenda, les réunions et les déplacements du DGA
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés au Secrétaire Général
Faciliter la coordination entre les directions et services placés sous l'autorités su DGA
Préparer et suivre les documents administratifs, notes, courriers et tableaux de bord
Garantir la circulation de l'information entre le DGA, les directions et les partenaires institutionnels.

Activités principales
Assistance administrative et secrétariat :
Gérer l'agenda, les rendez-vous et les réunions du DGA
Organiser les déplacements et les missions
Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique du Secrétaire Général
Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et décisions
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

Coordination administrative :
Assurer le suivi des demandes et des instructions du DGA auprès des directions concernées
Collecter, centraliser et transmettre les informations nécessaires à la gestion des dossiers
Veiller au respect des échéances et relancer les interlocuteurs concernés
Assurer le suivi administratif des projets et dossiers stratégiques du Secrétaire Général

Suivi des instances et réunions
Préparer les dossiers de réunions, comité de pilotage et réunions de coordination
Elaborer les ordres du jour en lien avec le DGA
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises
Mettre à jour les tableaux de suivi des actions

Gestion documentaire et reporting
Assurer la gestion documentaire du Secrétaire Général
Produire des tableaux de bord de suivi de l'activité
Participer à l'élaboration des rapports d'activité et bilans
Garantir la traçabilité des dossiers et des circuits de validation

Relations fonctionnelles
En interne
Le Directeur Général des Services, le Directeur Général Adjoint - Secrétaire Général, les Directeurs et Responsables de services, les assistantes de direction et l'ensemble des services de la CADEMA.

En externe
Les communes membres, les services de l'Etat, les établissements publics, les prestataires et les partenaires institutionnels.