Agent d'Accueil - Conseil Régional de Guadeloupe H/F

Conseils régionaux

Missions générales
Sous la responsabilité du chef de service, l'agent exercera les activités ci-après :
o Accueillir et orienter les usagers dans les différents services de la collectivité.
o Assurer la prise en charge des appels téléphoniques et des demandes d'informations.
o Gérer la distribution du courrier et des documents internes.
o Organiser et maintenir un espace d'accueil chaleureux et professionnel.

Missions générales
Sous la responsabilité du chef de service, l'agent exercera les activités ci-après :
o Accueillir et orienter les usagers dans les différents services de la collectivité.
o Assurer la prise en charge des appels téléphoniques et des demandes d'informations.
o Gérer la distribution du courrier et des documents internes.
o Organiser et maintenir un espace d'accueil chaleureux et professionnel.
Activités principales
o Accueil du public physique et téléphonique.
o Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services.
o Gestion du courrier (réception, enregistrement, et diffusion de l'information et /ou de la documentation).
o Répondre aux questions fréquentes des usagers et fournir des informations sur les services de la collectivité.
o Tenue à jour des tableaux de bord relatifs à l'accueil et à la gestion du courrier.
o Participation à des actions de communication et d'information du public (affichage, brochures...).

Accueil usagers
o Accueillir physiquement et chaleurement les visiteurs.
o Informer et orienter le public sur les services et activités proposés par la collectivité.
o Gérer les demandes et réclamations des usagers, en assurant un suivi approprié.
o Mettre à disposition des supports d'informations (brochures, affichages, etc).

Gestion des communications
o Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et courtoise.
o Prendre et transmettre les messages avec précision.
o Gérer la messagerie électronique et assurer le suivi des demandes reçues.
o Etablir des contrôles réguliers avec les différents services de la collectivité pour répondre efficacement aux demandes des usagers.

Administration et logistique
o Réceptionner et distribuer le courrier et les documents internes.
o Assurer le bon fonctionnement des équipements liés à l'accueil (téléphoniques, ordinateurs, affichage).
o Contribuer à l'organisation d'événements ou de réunions au sein de la collectivité.