Assistant Administratif H/F
Service Public
- Maisons-Alfort - 94
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Les compétences pour ce job
- Anglais
Détail du poste
Assurer les missions d'assistanat administratif de la direction et du secrétariat général de l'établissement, dans une relation de confiance, en collaboration avec la Chargée de direction.
Apporter un appui permanent à la direction et au secrétariat général en matière d'organisation et de gestion des plannings, d'information et d'accueil, pour une bonne interface entre la direction et les interlocuteurs internes et extérieurs.
Rattaché au Secrétariat Général et sous la responsabilité de la chargée de direction, l'assistant administratif (H/F) assure les missions suivantes:
Missions principales:
1) Assurer le secrétariat de la direction et du secrétariat général
Ø Tenir les agendas et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
Ø Gérer et traiter les informations écrites et orales, en veillant à la bonne circulation des informations
Ø Organiser les déplacements et gérer les missions
Ø Suivre la diffusion du courrier dans les services
Ø Rédiger des courriers, notes et décisions
Ø Diffuser les informations aux personnels de l'EnvA
Ø Gérer la circulation des documents à la signature du directeur et de la secrétaire générale
Ø Rédiger les comptes rendus des conseils d'administration et commissions permanentes
Ø Gérer le dossier des élections internes et externes
Ø Gérer la commande des fournitures de bureau des différents services administratifs ainsi que le stock
Ø Participer au secrétariat en cas de mise en place de plans d'urgence ou d'une cellule de crise
Ø Organiser le classement et l'archivage des dossiers
2) Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire l'information
3) Organiser et planifier les réunions, en respectant les délais de transmissions des documents
Ø Organiser la logistique et préparer les réunions internes
Ø Recueillir, consigner et diffuser les informations et documents relatifs aux différents conseils de l'établissement
Ø Gérer le dossier du conseil d'administration, de la commission permanente et du conseil des enseignants
Le profil recherché
· Maitriser les techniques de secrétariat (méthodes de prise de notes, accueil téléphonique et physique, gestion du temps de travail)
· Maîtriser les outils bureautiques, notamment les logiciels Word et Excel
· Savoir s'exprimer et rendre compte
· Savoir rédiger des courriers, notes et compte rendus
· Savoir prioriser et respecter les échéances
· Connaître l'organisation de l'établissement
· Anglais (connaissances)
· Maîtriser le classement, la recherche d'informations et l'archivage
· Rigueur et autonomie
· Sens du travail en équipe
· Qualités relationnelles
Priorisation et gestion des demandes urgentes
Publiée le 11/07/2026 - Réf : AGRI_2026-14856
