Assistant de Service - Gennevilliers H/F

Communes

Sous la responsabilité du / de la responsable de service, l'Assistant(e) de service :
- Apporte entre autres, une aide permanente au responsable de service en termes, de gestion budgétaire, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Secrétariat et accueil de la D.S.I. en binôme
- Accueil physique et téléphonique (ligne accueil 66.39 avec renvoi des lignes 66.35 du Directeur des Systèmes d'Information et 63.69 de la responsable de service)
- Traitement / classement / transmission du courrier de la direction (papier et dématérialisé)
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, etc....)
- Prise de notes et comptes-rendus de réunion.
- Tenue d'agendas, prises de rendez-vous, organisation de réunions
- Planning des congés, des formations, de la réservation des différentes salles de formation / réunions de la collectivité
- Réception des livraisons
- Prêt de matériels et gestion via GLPI (ordinateurs, vidéoprojecteurs notamment)
- Traitement des demandes liées à la téléphonie
- Participation aux réunions du service administratif et financier de la DSI pour le point d'avancement régulier et participation en alternance aux réunions des différents pôles de la DSI.

Missions spécifiques au secteur Gestion du parc et des contrats
- Suivi administratif des contrats de maintenance, d'assistance, d'hébergement, licences logicielles, etc... gérés par la DSI :
- établissement des contrats avec vérification des pièces nécessaires
- suivi financier annuel (engagement, rapprochement factures)
- négociation lors du renouvellement du contrat

- Suivi administratif équipements du SI (coeur de réseau, baies netapp...)
- saisie des données administratives d'un équipement (durée garantie, date acquisition, etc...)
- production de tableau de bords des équipements

- Mise en place et mise à jour de formulaires et procédures (demandes en téléphonie, etc...)
- Suivi et transfert d'informations à l'assistante de gestion administrative et à la cheffe de service

Missions spécifiques au secteur budget :
- Etablissement et classement des bons de commandes, proposition au visa
- Acheminement des factures avec la solution de gestion des factures et proposition au visa
- Préparation des éléments pour la trésorerie
- Traitement et suivi des bons de commandes par fournisseur
- Aide à la préparation budgétaire
- Tableaux de bord des activités du service, bons de commandes et factures
- Comptes-rendus des réunions : Rédaction et diffusion du compte-rendu hebdomadaire de la réunion du service
- Suivi et transfert d'informations à l'assistante de gestion administrative et à la cheffe de service