Secrétaire Particulier de la Directrice de Cabinet H/F

Préfecture des Alpes de Haute Provence

Groupe RIFSEEP: 2


Vos activités principales:
Interlocuteur (trice) direct(e) de la directrice de cabinet, vousexercez différentes missions de secrétariat particulier, notamment:
- gérer l'agenda de la directrice de cabinet (déplacements, réunions, rendez-vous...);
- organiser les déplacements de la directrice de cabinet (chauffeur, réservations, missions...);
- suivre le budget de la directrice de cabinet (frais de représentation et de fonctionnement) ;
- assurer l'accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs);
- traiter le courrier, les courriels et les communications;
- rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents;
- mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels...;
- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc.: constitution des journaliers et dossiers; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services; réservation des salles; etc.;
- gérer les permanences et le suivi des congés du corps préfectoral;
- établir et diffuser le tableau des permanences de fin de semaine.


Vous assurez l'intérim de la mission d'assistance du préfet/de la préfète, en cas d'absence de son/sa secrétaire particulier·e.


Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.


Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16jours de RTT. Par ailleurs, les horaires flexibles vous permettront d'ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.


Les petits + de votre environnement de travail:
- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
- une organisation flexible.





Votre environnement professionnel:


Activités du service: Mission d'assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l'ensemble de l'équipe de direction

Composition et effectifs du service: Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier: l'assistante de la préfète et l'assistante de la directrice de cabinet

Liaisons hiérarchiques: directrice de cabinet, préfète

Liaisons fonctionnelles: Préfète, directrice de cabinet, secrétaire général, sous-préfets d'arrondissement; chefs de services de l'État; services de la préfecture et des sous-préfectures; services territoriaux de l'État, au niveau local et régional; services centraux des administrations d'État; élus locaux, partenaires institutionnels, etc.