Référent Pôle Évènements et Loisirs - Ref 319 H/F
Université de Toulouse
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Bac
- Enseignement • Formation
- Exp. 1 à 3 ans
Les compétences pour ce job
- Organisation d'événements
Les missions du poste
Activités de gestion administrative et de secrétariat
- Préparer, organiser et assurer le secrétariat des commissions « Événements » et « Loisirs », en lien avec les coordonnateurs des commissions.
- Rédiger les comptes rendus des réunions.
- Assurer la gestion des boîtes mail du service : tri, réponse et réorientation des courriels si nécessaire.
- Mettre à jour et organiser la base documentaire du service (factures, devis, procédures, modes opératoires, etc.).
- Effectuer les demandes d'achat via le logiciel SIFAC+.
- Élaborer des tableaux de bord de suivi et recueillir les données nécessaires à l'établissement du bilan annuel du service.
Activités liées à la mise en oeuvre des évènements et des activités de loisirs
- Assurer la gestion administrative et la mise en oeuvre des événements et activités de loisirs, sur la base des projets validés par les commissions compétentes.
- Assurer la gestion logistique de ces activités, notamment :
- Concevoir le planning annuel des activités et des cours ;
- Assurer le recrutement des intervenants extérieurs ainsi que l'élaboration des contrats et conventions correspondants ;
- Gérer les inscriptions aux événements et aux activités de loisirs via le logiciel K-Sup, dans le respect de la charte des activités et du règlement intérieur. - Assurer la gestion logistique de la mise en oeuvre des événements et des activités de loisirs :
- Réserver les lieux et le matériel nécessaires ;
- Rédiger les notices de sécurité ;
- Assurer la gestion et le suivi des partenaires (prestataires, fournisseurs, exposants, etc.) ;
- Prospecter et solliciter des devis pour les prestations définies par les commissions «Événements » et/ou « Loisirs » ;
- Superviser certains événements sur site ;
- Assurer l'interface avec le pôle social pour la mise en oeuvre des dispositifs de subvention.
Le profil recherché
Connaissances
- Maîtrise des logiciels bureautiques courants (suite Office, messagerie, outils collaboratifs).
- Connaissance souhaitée des logiciels K-Sup, LimeSurvey et SIFAC+ (une formation pourra être proposée à la prise de poste).
- Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement.
Savoir-faire technique
- Savoir synthétiser l'information, rédiger des notes et établir des comptes rendus.
- Savoir rendre compte de son activité et de l'avancement des dossiers.
- Savoir communiquer efficacement et travailler en équipe.
- Maîtriser les règles d'orthographe, de grammaire et les techniques de rédaction administrative.
- Savoir organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
Savoirs comportementaux
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Bon sens et capacité d'analyse des situations.
- Ouverture d'esprit et aptitude à travailler dans un environnement diversifié.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler au contact du public.
- Autonomie dans l'organisation de son activité.
Diplôme requis : BAC
Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience).Une première expérience dans l'organisation d'événements et/ou dans la gestion logistique d'activités culturelles, sportives ou de loisirs serait appréciée.
Bienvenue chez Université de Toulouse
La personne recrutée intégrera le Service Culturel et d'Action Sociale, rattaché à la Direction des Ressources Humaines et du Développement Social de l'établissement. Ce service a pour mission de mettre en oeuvre la politique sociale de l'établissement autour de quatre axes : les aides sociales, les activités de loisirs, l'accès et la prise en charge de la restauration collective, ainsi que le
développement d'événements festifs à destination des personnels de l'Université de Toulouse. Ses activités sont donc très variées et requièrent une grande capacité d'adaptation.
La personne recrutée sera affectée au pôle Loisirs et Événementiel. Ses principales missions porteront sur la gestion et le développement des activités culturelles et sportives, ainsi que sur l'organisation d'événements festifs tels que la fête annuelle de l'établissement, le Salon de printemps ou encore l'Arbre de Noël.
Le service compte quatre agents permanents, incluant le poste à pourvoir. La personne recrutée sera placée sous l'autorité du responsable administratif du service. Elle travaillera au quotidien en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe, ainsi qu'avec les coordonnateurs élus des commissions « Loisirs » et « Événements ».
Publiée le 10/07/2026 - Réf : 2026-2346248