Responsable de Scolarité pour l'Institut Exebio H/F

Universite de Reims Champagne-Ardenne

L'URCA recrute un(e) responsable de scolarité pour l'Institut EXEBIO.
Sous l'autorité de la directrice de l'institut EXEBIO, en lien étroit avec le président de l'institut, le.la
responsable de scolarité aura la charge d'organiser l'activité du service de la scolarité et d'encadrer
le travail du personnel administratif (1 agent) en veillant à l'application de la réglementation et en
organisant la gestion administrative et pédagogique des étudiants de Licence, Master, et Master
Erasmus Mundus, le plus souvent internationaux, et des étudiants inscrits dans les formations
courtes (Winter et Summer Schools) portées par l'Institut EXEBIO.
Cette mission se décline en plusieurs activités, réalisées en français et en anglais :
Mission 1 : Pilotage et encadrement du service
Organiser et planifier l'activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation) ; structurer le plan de
charge et les échéanciers ;
Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires ;
Formaliser et diffuser les procédures
Mission 2 : Gestion du parcours étudiant et dossiers complexes
Garantir un accueil de qualité et une information fiable
Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes
Mission 3 : Examens, jurys et diplomation (conformité pédagogique)
Établir et publier les calendriers d'épreuves (toutes sessions) ; organiser la logistique des examens
et l'accessibilité des aménagements.
Organiser les jurys (convocations, secrétariats) ; sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et
décisions.
Suivre la diplomation (attestations de réussite, contrôle qualité des données diplôme) et gérer les
situations litigieuses avec la direction et les services centraux.
Mission 4 : Offre de formation, maquettes et emplois du temps
Modéliser l'offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d'enseignement, MCC, règles de calcul) ;
mises à jour lors des évolutions et campagnes d'accréditation.
Contribuer aux dossiers d'évaluation/accréditation et aux documents de référence
Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT) en lien avec
les équipes pédagogiques.
Mission 5 : SI scolarité, qualité des données et coordination transversale
Mission 6 : Appui aux gestionnaires de scolarité dans la gestion administrative
Assurer la continuité des activités administratives de scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'
un ou des gestionnaires ;
Prendre en charge au besoin le suivi administratif des étudiant(e)s du périmètre concerné.