Assistant Achats Immobilier et Energie H/F EMEIS

Assurer le support administratif, opérationnel et analytique de la Direction Achats Immobilier, Énergie et achats techniques immobilier afin de garantir la qualité des données achats, la conformité des fournisseurs, le suivi des contrats et la production des indicateurs de performance nécessaires au pilotage des dépenses et des activités achats.

Missions principales
1. Coordination des données et reporting achats
Contribuer au suivi et au reporting des dépenses CAPEX et OPEX du périmètre Immobilier & Énergie.
Collecter les données et mettre à jour les tableaux de bord achats.
Consolider les données nécessaires aux revues de performance achats.
Assurer le suivi administratif des KPI du pôle

2. Gestion administrative et financière des achats
Contrôler la bonne application des accords négociés en lien étroit avec le pôle logistique
Participer à la préparation des revues de performance fournisseurs (enquêtes de satisfaction etc...)
Assurer le suivi administratif des contrats d'énergie
Gérer les ouvertures/fermetures/changements d'affectation des points de livraisons
Gérer les factures des fournisseurs nationaux en contribuant la fluidité des paiements fournisseurs en lien avec la comptabilité et les établissements
Supporter le responsable achats Energie dans la préparation des données nécessaires à la consolidation

3. Gestion de la contrathèque
Participer à la mise en place de la contrathèque de la Direction Achats Immobilier & Énergie.
Assurer l'intégration, le classement et la mise à jour des documents dans les sharepoints
Veiller à la qualité et à l'exhaustivité des données contractuelles.
Suivre les échéances de renouvellement et alerter les acheteurs concernés.

4. Suivi de la compliance fournisseurs
Assurer le suivi des obligations de conformité des fournisseurs référencés (signature chartes achats responsables, Ecovadis, notation financières Creditsafe etc...)
Piloter la collecte et la mise à jour des documents requis.
Assurer le suivi des indicateurs de conformité fournisseurs.

5. Gestion de la relation fournisseurs
Contacter et relancer les fournisseurs afin d'obtenir les informations ou documents nécessaires à leur référencement et à leur mise en conformité.
Assurer le suivi des campagnes de mise à jour des données fournisseurs.
Accompagner les fournisseurs dans l'utilisation des plateformes de référencement et de conformité.
Être l'interlocuteur privilégié des fournisseurs pour les sujets administratifs.

6. Support aux acheteurs et sourcing
Accompagner les acheteurs dans les phases de sourcing.
Réaliser les extractions et consolidations de données Ecovadis et Creditsafe.
Participer à la constitution des panels fournisseurs.
Contribuer à la préparation des consultations et appels d'offres.
Préparer les éléments de conformité (Ecovadis, Creditsafe, attestations) pour les acheteurs