Assistant Administratif Syndic H/F
Regie de Vendin
- Lyon 9e - 69
- CDI
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
Les compétences pour ce job
- Français
Détail du poste
Régie indépendante et familiale à Gare de Vaise recherche au plus vite en CDD ou en CDI (temps plein) 1 à 2 postes d'assistant(e) administratif en Syndic pour collaborer avec l'équipe de gestionnaires et assistantes de 5 personnes afin de participer au traitement des demandes évènementielles relatives aux copropriétés (téléphone, mail, logiciel Néoteem).
Les missions seront :
- Accueil physique et téléphonique de la clientèle, renseignement des clients sur le maximum de demandes (y compris renseignement sur annonces de location) : Maitriser un standard, les connaissances de bases de l'ADB,.
- Mise en forme, élaboration mise sous plis, expédition des convocations des AG, des PV, des appels de fonds et des courriers (y compris en LRE) : maitriser les règles de majorités, les délais, le formalisme, .
- Ouverture ou mise sous plis et numérisation du courrier entrant et sortant.
- Traitement et dispatch des mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses. : Maitriser, l'Orthographe, le traitement de texte, la suite Office
- Organisation des AG au bureau ou à l'extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
- Exploitation des PV et application des décisions d'AG, Folioter les PV.
- Immatriculations et mise à jour des données du registre d'immatriculations des copropriétés.
- Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire : gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures,..
- Gestion de l'espace clients extranet et de la GED
- Gestion des clés et des contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones.
- Constitution, tenue à jour, classement et archivages des dossiers.
- Participation aux Assemblées Générales et réunions importantes
- Assistanat de direction
- Gestion des sinistres,
- Etats datés et pré états daté (ou QPV) et saisie des mutations
Le profil recherché
Compétences: Réglementation de la copropriété,BTS professions immobilières,Ethique professionnelle,Licence pro mention métiers de l'immobilier : gestion et administration de biens,Logiciels immobiliers,Gérer des réclamations et litiges,Assurer le suivi des dossiers clients,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires,Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration d'immeubles et autres biens immobiliers
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Publiée le 08/07/2026 - Réf : 210XWGD
